Digitalisiering als Impuls voor HSEQ

6 Minuten12.01.2025

Van effectief beheer van gevaarlijke stoffen tot nieuwe leerformats: digitale innovaties bieden de kans om veiligheid efficiënter en inclusiever te maken.

Veiligheid is geen toestand, maar een continu proces. Dat benadrukt Katrin Zittlau, expert bij Arbeitsschutz 4.0: moderne HSE-specialisten moeten methoden en werkwijze voortdurend kritisch bekijken en zoeken naar verbeteringsmogelijkheden. “Niets is zo constant als verandering”, zegt ze.

Hetzelfde geldt voor digitalisering, die de verandering van de veiligheid op het werk stimuleert. Ook die is nooit af, want er ontstaan steeds nieuwe technische mogelijkheden om processen verder te optimaliseren en de uitdagingen van de moderne arbeidswereld het hoofd te bieden. Niet voor niets noemt Katrin Zittlau naast het vermogen tot zelfreflectie ook nieuwsgierigheid en omgang met digitale technologie als toekomstige competenties van specialisten op het gebied van arbeidsveiligheid en gezondheid.

Maar welke kansen zijn er momenteel? Welke innovaties beïnvloeden de HSE-sector? En vooral: waar is er nog een inhaalslag nodig?

Expertise in plaats van generieke tools

Digitale hulpmiddelen zijn al lang gemeengoed geworden. Veel van de huidige beroepen zouden zonder computers, apps of internet nauwelijks nog denkbaar zijn. Hoewel het ‘papierloze kantoor’ vaak nog meer een doel dan een realiteit is, digitaliseren bedrijven steeds meer processen om middelen te besparen of flexibeler en mobieler werken mogelijk te maken.

Ook in HSE-management wordt software gebruikt, maar niet altijd op een doelgerichte manier. Office-oplossingen kunnen provisorisch worden gebruikt voor taken op het gebied van arbeidsveiligheid, maar bieden noch de benodigde functionaliteit, noch een passende technische basis. Het bijhouden van eenvoudige lijsten en plannen gaat bijvoorbeeld gepaard met een enorme handmatige inspanning en een hoge foutgevoeligheid.

Daartegenover staan oplossingen die specifiek zijn afgestemd op de eisen van arbeids- en milieubescherming en waarvan de aanbieders voortdurend innovaties doorvoeren. Het kan voor HSE-specialisten een extra taak zijn om hiervan op de hoogte te blijven en iets nieuws aan hun eigen managementsysteem toe te voegen. Maar naast gedegen ondersteuning en een aanzienlijke verlichting van het eigen werk, is er ook uitzicht op betere prestaties.

Centrale toegang tot actuele gegevens

Daniel Clemens van ingenieursbureau ARQUS meldt dat bijvoorbeeld het beheer van gevaarlijke stoffen een uitdaging vormt voor veel bedrijven die geen HSE-software gebruiken. Hij heeft geconstateerd dat wettelijke voorschriften en documentatieverplichtingen in de praktijk vaak leiden tot een onoverzichtelijke hoeveelheid slecht gestructureerde bedrijfsinstructies.

Clemens adviseert om alle documentatie over gevaarlijke stoffen centraal en digitaal vast te leggen – in software die daarvoor geschikt is, zoals Quentic. Zo wordt belangrijke informatie, zoals blootstellingslijsten, veiligheidsinformatiebladen en de status van kwalificaties en vakkennis van medewerkers, voor de lange termijn veiliggesteld. Ook bij een wijziging van de TRGS-regels en een nieuwe gevarenclassificatie door de wetgever is duidelijk te zien waar actie moet worden ondernomen.

Cloudgebaseerde oplossingen hebben bovendien het voordeel dat ze onafhankelijk van locatie en apparaat kunnen worden gebruikt. Een geïntegreerd register van gevaarlijke stoffen kan flexibel worden geraadpleegd in verschillende laboratoria en productielocaties. Een centrale database zorgt er bovendien voor dat alle gegevens actueel, uniform en volledig worden bijgehouden. Alleen zo zijn zinvolle analyses van de huidige situatie mogelijk, wat de strategische sturing van het continue verbeteringsproces bevordert.

Actieve betrokkenheid van het personeel

Digitale HSE-tools kunnen niet alleen de naleving, de kwaliteit van de informatie en het administratieve werk verbeteren. Idealiter kunnen ze ook op een praktische manier in het dagelijkse bedrijfsleven worden geïntegreerd en worden medewerkers bij de preventie betrokken. Veiligheidsadviseur Stephan Freundl van FREST Consulting wijst erop dat een nieuwe tool op zich geen extra veiligheid oplevert, maar dat deze ook actief door medewerkers moet worden gebruikt. “Het grootste gevaar is een leeg dashboard”, zegt hij.

Hoe werkt de participatie? Bijvoorbeeld met QR-codes: deze stellen het personeel in staat om bijna-ongevallen of storingen in de bedrijfsvoering direct en eenvoudig te melden. Dergelijke codes kunnen direct worden gegenereerd in moderne arbeidsveiligheidssoftware en leiden naar casusgerelateerde invoermaskers die zonder speciale vakkennis kunnen worden ingevuld. “De QR-code kan een brug worden”, vat Freundl samen en beveelt het brede gebruik ervan aan als een laagdrempelige verbinding tussen de werkomgeving en digitale tools.

Dat wordt ook bevestigd door Torsten Gutowski, veiligheidsfunctionaris bij DMK Deutsches Milchkontor. Zijn bedrijf gebruikt Quentic onder andere voor de digitale begeleiding van audits, inspecties en vaststellingen. Dat zorgt niet alleen voor een betere resultaatborging, maar draagt ook bij aan de eigen veiligheidscultuur in de zin van dialoog en participatie. 

Effectief en multimediaal leren

Aan de basis behoren veiligheidsinstructies tot de typische, maar vaak impopulaire maatregelen op het gebied van arbeidsveiligheid. Dat komt doordat klassieke presentaties vaak te lang, te theoretisch en te repetitief zijn. Het gevolg: medewerkers tonen weinig motivatie, investeren weinig tijd of aandacht en laten de inhoud aan zich voorbijgaan.

Digitale leertechnologieën maken veiligheidsinhoud duidelijker en beter te onthouden. Virtual reality (VR) en augmented reality (AR) lijken voor sommigen misschien een speeltje, maar er zijn al serieuze toepassingsvoorbeelden voor veiligheidstrainingen. In virtuele omgevingen kunnen werknemers met een VR-bril realistische scenario's beleven en bepaalde procedures zo vaak als ze willen oefenen. Dit alles volledig zonder gevaar en zonder uitgebreide voorbereidingen op het bedrijfsterrein.

Maar ook kleinere, contextgerelateerde leereenheden die online beschikbaar worden gesteld, hebben effect. Deze kunnen op elk moment naar behoefte worden opgeroepen, d.w.z. wanneer de eigen tijd het toelaat of de huidige situatie dit vereist. Zo worden veiligheidsinstructies via een link of QR-code bijvoorbeeld direct op arbeidsmiddelen beschikbaar gesteld en kan men zijn eigen kennis snel opfrissen voordat men aan een activiteit begint.

De integratie van beeld, geluid, video of interactieve inhoud zorgt voor spanning en afwisseling. Voor documentatiedoeleinden kan er feedback worden gegeven aan het centrale systeem om vast te leggen welke kwalificatiemaatregelen door welke werknemers al zijn doorlopen.

Beter re begrijpen

Niet te onderschatten: digitale tools kunnen barrières wegnemen. Vooral voor bedrijven met grote, internationale teams is het belangrijk dat veiligheidsinformatie daadwerkelijk bij alle medewerkers terechtkomt.

Quentic-partner doinstruct laat zien hoe dat kan: het bedrijf maakt korte, op video gebaseerde leermodules die medewerkers op hun mobiele telefoon kunnen bekijken. Dankzij automatische, AI-geoptimaliseerde vertalingen in al meer dan 35 talen bereikt de inhoud alle werknemers, ongeacht hun taal of leesvaardigheid.

Bernd Köhler van SiFa-flex heeft als adviseur ervaring opgedaan met dergelijke video's bij zijn klanten. Hij weet: “Als medewerkers de inhoud in hun moedertaal begrijpen, voelen ze zich gezien – en dat verhoogt zowel hun motivatie als hun veiligheid.” Cijfers bevestigen het succes: met deze aanpak werden 60 % minder ernstige arbeidsongevallen en 50 % minder incidenten geregistreerd. Een duidelijke indicatie dat digitaal leren de effectiviteit van instructies aanzienlijk verhoogt. 

Risico's vroegtijdig herkennen met AI

Lange tijd was het werk van veiligheidsexperts vooral reactief: ze documenteerden incidenten en analyseerden oorzaken, altijd met het oog op toekomstige preventiemogelijkheden. Tegenwoordig helpen digitale systemen om risico's te herkennen nog voordat ze zich voordoen.

De sleutel hiervoor is kunstmatige intelligentie (AI): een AI-ondersteunde trendanalyse herkent bijvoorbeeld complexe patronen in verzamelde gegevens over schademeldingen, bijna-ongevallen en observaties. Vervolgens worden aanwijzingen voor dieperliggende verbanden gegeven of geoptimaliseerde processen aanbevolen. De technologie wijst zo proactief op mogelijkheden voor ongevallenpreventie die deskundigen mogelijk over het hoofd zouden hebben gezien.

Ook de selectie en beschikbaarstelling van vakinhoudelijke informatie, bijvoorbeeld uit veiligheidsinformatiebladen of wetteksten, verloopt in moderne tools voor arbeidsveiligheid gemakkelijk en in toenemende mate geautomatiseerd. In principe maken AI-ondersteunde functies het voor mensen gemakkelijker om software intuïtief te gebruiken: door contextgerelateerde hulp, dialooggerichte assistenten op de software-interface of vertalingen met één druk op de knop. Dit alles vergemakkelijkt ook de uitrol van software en de onboarding van nieuwe gebruikers.

Digitalisering is geen doel op zich

Digitale tools en AI zijn tegenwoordig een drijvende factor achter veranderingen op het gebied van veiligheid op het werk. Ze helpen bij het verzamelen van relevante gegevens, het identificeren van nieuwe risico's en het effectiever overbrengen van kennis hierover en beschermende maatregelen.

Dat is niet alleen belangrijk om aan wettelijke vereisten te voldoen. Het doelgerichte en creatieve gebruik van nieuwe technologieën maakt mensen binnen het bedrijf ook steeds weer bewust van het thema veiligheid.

Digitalisering is daarbij geen doel op zich. Onze voorbeelden laten zien dat HSE-professionals nieuwe impulsen kunnen geven: voor meer betrokkenheid, beter begrip en een levende veiligheidscultuur die iedereen bereikt. 

Quentic staat voor meer dan 15 jaar expertise in de productie en implementatie van software voor HSE en ESG. Onze producten zijn 100% cloudgebaseerd en modulair opgebouwd. Zo krijgt u de juiste bouwstenen voor de vakgebieden die u nodig hebt. Profiteer bijvoorbeeld van onze specifieke tools voor arbeidsveiligheid, beheer van gevaarlijke stoffen, naleving van wet- en regelgeving, auditbeheer, online instructies, gebeurtenissen & observaties of duurzaamheidsrapportage.

De naam “QR-code” is een geregistreerd handelsmerk van Denso Wave Incorporated.