Documentenbeheer

Met het Quentic Core van de Quentic-software

Hoe meer HSE-documenten moeten worden gemaakt en geactualiseerd en hoe meer medewerkers betrokken zijn bij het onderhoud en de controle en vrijgave van documenten, des te belangrijker is een heldere procedure voor iedereen. Met Quentic bereikt u dit door het geïntegreerde documentenbeheer. Opslag en sturing van documenten vinden hier optimaal gestandaardiseerd plaats.


Documenten systematisch beheren.

Zo gemakkelijk is dat met Quentic!

Documenten centraal opslaan

  • Overzichtelijke documentenopslag in adequate mapstructuren
  • Ondersteuning van alle gangbare bestandstypen 
  • Up- en download van afzonderlijke documenten én verzamelde documenten 
  • Snel vindbaar dankzij talrijke filterfuncties 
  • Toegang regelen tot op ieder afzonderlijk document
  • Documenten met relevante records koppelen in Quentic 
  • Maakt parallelle toegang tot documenten mogelijk vanuit diverse functies 
  • Gebruikers kunnen documenten gemakkelijk met één muisklik oproepen 
  • Door de procedure zijn aanpassingen achteraf gemakkelijk en is toegang tot de meest recente versie resp. revisie van een document veiliggesteld

Documenten ter beschikking stellen

Documenten reviseren

  • Verantwoordelijkheden voor documentbeheer duidelijk indelen 
  • Na een zelf gekozen cyclus herinneringen krijgen per document dat de inhoud hiervan middels een review moet worden gecontroleerd 
  • Versiebeheer voor oudere en actuele versies van documenten 
  • Bewerkingsstatus voor documenten met revisie zorgt voor transparantie
  • Geregelde documentenvrijgave inclusief automatische protocollering van de vrijgavestappen
  • Individuele workflows staan toe dat ook meerdere bewerkings-, controle- en vrijgavefasen per document worden vastgelegd 
  • Het intelligente systeem garandeert dat medewerkers buiten de documentverwerking telkens slechts over vrijgegeven versies kunnen beschikken

Gereviseerde documenten vrijgeven


Naar het archief ermee!

Als documenten niet meer nodig zijn, moet rekening worden gehouden met de voorgeschreven bewaartermijnen. Ook bij dit deel van het beheer van documenten is Quentic behulpzaam: archiveer documenten met bewaarplicht om voortijdig wissen te voorkomen. Tegelijkertijd creëert u meer overzicht, want gearchiveerde documenten zijn alleen nog maar zichtbaar voor bepaalde gebruikers.

Test Quentic 14 dagen gratis

"Als u er één kent, kent u ze allemaal: de besturing van Quentic is intuïtief en Quentic is gemakkelijk te gebruiken. Als u de opbouw van één module kent, weet u ook in alle andere modules direct uw weg te vinden."

Dr. Werner Wahlers, Quality Management & Technology, INEOS Phenol GmbH