Documentenbeheer

Met het Quentic Core van de Quentic-software

Documenten systematisch beheren.

Zo gemakkelijk is dat met Quentic!

Documenten centraal opslaan

  • Overzichtelijke documentenopslag in adequate mapstructuren
  • Ondersteuning van alle gangbare bestandstypen 
  • Up- en download van afzonderlijke documenten én verzamelde documenten 
  • Snel vindbaar dankzij talrijke filterfuncties 
  • Toegang regelen tot op ieder afzonderlijk document
  • Documenten met relevante records koppelen in Quentic 
  • Maakt parallelle toegang tot documenten mogelijk vanuit diverse functies 
  • Gebruikers kunnen documenten gemakkelijk met één muisklik oproepen 
  • Door de procedure zijn aanpassingen achteraf gemakkelijk en is toegang tot de meest recente versie resp. revisie van een document veiliggesteld

Documenten ter beschikking stellen

Documenten reviseren

  • Verantwoordelijkheden voor documentbeheer duidelijk indelen 
  • Na een zelf gekozen cyclus herinneringen krijgen per document dat de inhoud hiervan middels een review moet worden gecontroleerd 
  • Versiebeheer voor oudere en actuele versies van documenten 
  • Bewerkingsstatus voor documenten met revisie zorgt voor transparantie
  • Geregelde documentenvrijgave inclusief automatische protocollering van de vrijgavestappen
  • Individuele workflows staan toe dat ook meerdere bewerkings-, controle- en vrijgavefasen per document worden vastgelegd 
  • Het intelligente systeem garandeert dat medewerkers buiten de documentverwerking telkens slechts over vrijgegeven versies kunnen beschikken

Gereviseerde documenten vrijgeven


Naar het archief ermee!

Als documenten niet meer nodig zijn, moet rekening worden gehouden met de voorgeschreven bewaartermijnen. Ook bij dit deel van het beheer van documenten is Quentic behulpzaam: archiveer documenten met bewaarplicht om voortijdig wissen te voorkomen. Tegelijkertijd creëert u meer overzicht, want gearchiveerde documenten zijn alleen nog maar zichtbaar voor bepaalde gebruikers.

De belangrijkste functies in een overzicht

Functies van Quentic Core

Bedrijfsstructuren afbeelden

In het Quentic Core legt u centraal de belangrijkste structuren van uw bedrijf vast om vervolgens alle andere Quentic-modules ermee te verbinden. Dit zorgt voor eenduidige gegevens, voorkomt inhoudelijke overbodigheden en stelt u in staat ieder deel van uw bedrijf vanuit verschillende perspectieven te bekijken. Tegelijkertijd beschikt u over een overzichtelijke registratie van al uw vestigingen, bedrijfsmiddelen en organisatiestructuren.

Meer informatie

Maatregelenbeheer

Maatregelenbeheer van Quentic biedt u de noodzakelijke flexibiliteit en ondersteunt u met het afbeelden en efficiënt organiseren van correctie- en preventiemaatregelen. Dankzij grondig plannen, pragmatisch indelen van afzonderlijke implementatiestappen en controleerbare resultaatdocumentatie staat uw continue verbeteringsproces (CVP) voortdurend bovenaan.

Meer informatie

Herinnerings- en Escalatiebeheer

Praktische beknopte overzichten zorgen in Quentic voor een optimaal overzicht van al uw HSE-taken en -afspraken. Zou u desondanks nadrukkelijk willen waarborgen dat niemand iets vergeet, kunt u terugvallen op het Herinnerings- en Escalatiebeheer. Termijn- en taakgebonden worden zo automatische herinneringsmails aan de respectievelijk betrokken personen verzonden.

Meer informatie

Van analyse van oorzaken naar procesverbetering

Als er in het bedrijf procesafwijkingen, kwaliteitsgebreken of zelfs schadegevallen optreden, dan moet snel worden gereageerd. Het is echter belangrijk niet alleen de symptomen te bestrijden, maar ook dieper liggende oorzaken te erkennen en de eigenlijke bron van problemen aan te pakken, zoals ook bijv. ISO 14001:2015 vereist. Per analyse van de oorzaken helpt Quentic u aan mogelijke langetermijnoplossingen die herhaling van fouten voorkomen – geheel naar CVP-maatstaven.

Meer informatie

Gebruikersbeheer en systeeminstellingen

Een deel van het Quentic Core betreft het beheergebied van de software. Dit dient om gebruikerstoegangen te beheren, basis-systeeminstellingen uit te voeren en belangrijke sjablonen ter beschikking te stellen. De overzichtelijke onderverdeling van alle opties maakt het eenvoudig snel wegwijs te worden en ook zonder bijzondere IT-kennis de gewenste parameters in te stellen. Zo coördineert u de toegang tot afzonderlijke HSE-acteurs naar taak.

Meer informatie
Wilt u Quentic gratis en vrijblijvend testen?

Leer de software en zijn voordelen kennen.

Meer inzichten uit HSE & CSR

Breid uw kennis uit met de Quentic-resources: deskundige kennis en best practices op het gebied van arbeidsveiligheid, milieumanagement en duurzaamheid. Ontdek relevante trends, nieuwe strategieën en inspiratie voor uw versterkte HSE-management.

INEOS Köln

Geen ongevallen en geen milieu-incidenten: dat was het ambitieuze doel van het chemiebedrijf INEOS in Keulen. Lees hier hoe Quentic daarbij met succes gebruikt werd om een register van gevaarlijke stoffen en …

Succesverhaal lezen

Quentic Core

Quentic Core is het hart van de HSE-software en de basis voor alle andere modules. Leer hier hoe u bedrijfsstructuren, maatregelen en documenten hiermee centraal kunt weergeven, als basis voor uw arbeidsveiligheid en …

Video bekijken

nobilia-Werke J. Stickling GmbH & Co. KG

Hoe leeft u wettelijke vereisten na als je met enorme datastromen werkt? In deze video ziet u hoe Nobilia gegevens over arbeidsveiligheid, milieubescherming en brandveiligheid in Quentic registreert, koppelt en zo …

Video bekijken
Toon meer

"Als u er één kent, kent u ze allemaal: de besturing van Quentic is intuïtief en Quentic is gemakkelijk te gebruiken. Als u de opbouw van één module kent, weet u ook in alle andere modules direct uw weg te vinden."

X