Afscheid van papier
Gezien de steeds strengere eisen ten aanzien van de bescherming van gezondheid en veiligheid op de werkplek en bescherming van het milieu en het aantal documenten dat moet worden gearchiveerd, kan het al snel lastig worden om een goed overzicht te houden. “Onze documentatie bestond uit elektronische bestanden en papierwerk op verschillende plekken. Het was daarom enorm lastig om de gegevens overzichtelijk en actueel te houden en om de juiste documenten terug te vinden”, vertelt Bernd Lommel, hoofd IT en functionaris gegevensbescherming. Abfallwirtschaft Lahn-Dill kwam tot de conclusie dat het een softwarematige oplossing moest vinden waarin alle processen op het gebied van KAM zouden zijn geïntegreerd en waarmee zaken efficiënter konden worden georganiseerd. Belangrijke functies, zoals documenten- en maatregelenbeheer stonden bovenaan de wensenlijst, gevolgd door andere functies zoals het eenvoudig genereren van risicoanalyses en veiligheidsinstructies, automatische herinneringen aan deadlines en afspraken, evenals het met één druk op de knop genereren van rapporten. Uiteindelijk koos het afvalbeheerbedrijf in de zomer van 2013 voor Quentic software, waarin nu alle documenten centraal worden beheerd. De software omvat goedkeurings- en vrijgavemechanismen, controle of documenten en de versies ervan actueel zijn en de archivering evenals planning van preventieve en verificatiemaatregelen.