EHS & duurzaamheid investment case

Investeringen in veiligheid en in werknemers- en milieunormen zijn onontbeerlijk

Als u wilt dat uw bedrijf overleeft en winst maakt in een concurrerende en ontwrichtende marktomgeving, is investeren in veiligheid en in werknemers- en milieunormen essentieel. U dient daarom voldoende middelen voor deze doelstellingen uit te trekken. Hieronder zal ik enkele van de belangrijkste aspecten belichten die van belang zijn bij het investeren in een HSE-oplossing. Ik zal u laten zien hoe:

• uw uitdagingen te definiëren
• de kritische elementen van een effectieve EHS&S-oplossing te onderzoeken,
• en het ontwikkelen van inzicht in uw huidige situatie of systemen en processen om uw unieke uitdagingen beter bloot te leggen.

Gebruik dit praktische PDF template om investeringscase op tezetten. Hieronder worden alle onderdelen stap voor stap doorlopen om:

• de toegevoegde waarde van een nieuwe EHS&S oplossing te beoordelen,
• alle kenmerken te kwantificeren in passende cijfers met behulp van de voorbeeldsjablonen,
• en de potentiële investering van de EHS&S-oplossing financieel te evalueren aan de hand van de berekende netto contante waarde, de terugverdientijd en het rendement op de investering.

Het doel is u te helpen de EHS&S-afdeling te versterken in overeenstemming met de bedrijfsstrategie en aligned met alle relevante belanghebbenden.  

De uitdagingen vaststellen

Bepaal eerst en vooral met welke EHS&S-gerelateerde uitdagingen uw organisatie wordt geconfronteerd. Ongeacht de sector waarin u actief bent, elke organisatie heeft zowel algemene als specifieke uitdagingen. Deze uitdagingen kunnen voor uw organisatie kleine, middelgrote of grote risico's met zich meebrengen. Deze risico's kunnen uw routine-activiteiten verstoren of een strategische impact hebben. Als u geen rekening houdt met deze risico's, kan dit een impact hebben op uw activiteiten, van een lichte verstoring tot een enorm juridisch geschil. De gevolgen kunnen niet alleen uw organisatie als geheel treffen, maar ook daar buiten. Het niet naleven van de wettelijke voorschriften die overal waar uw organisatie actief is van kracht zijn, kan ook leiden tot financiële sancties. Het belangrijkste is dat de ongeregeldheden die onder controle moeten worden gehouden - of voorkomen hadden kunnen worden door voortdurend toezicht te houden op de juiste parameters - op elk moment tot ongelukken kunnen leiden. Vanuit strategisch oogpunt verslechtert dit de reputatie van uw bedrijf op korte of lange termijn.

In de juiste oplossing investeren

Uiteraard is het essentieel dat u de juiste middelen inzet om de EHS&S-uitdagingen te controleren en op te lossen, bijvoorbeeld geavanceerde EHS&S-software en de bijbehorende processen. De belangrijkste gebieden die via EHS&S-software kunnen worden aangepakt zijn:

• Gezondheid & Veiligheid: Incidenten voorkomen, risico's beoordelen en beperken en begeleiding bieden via online instructies,
• Risico- en auditbeheer: Duidelijk doelstellingen vaststellen voor uw programma's, alle aspecten van risico's in overweging nemen, alle niveaus intern controleren en afstemmen met externe belanghebbenden,
• Juridische naleving: Wettelijk register bijhouden, inspecties afhandelen, absoluut beheer van wijzigingen, regelmatige updates van de inhoud,
• Register van gevaarlijke stoffen: Workflow-georiënteerd goedkeuringsproces, volledig compliant chemicaliënbeheer, volgen van toepassing en opslaggebieden, beheer van gevaarlijke goederen,
• Beheer van lucht, water en afval: Milieurapportage, duurzaamheidsrapportage,
• Controle van werkzaamheden: Beheer van werkvergunningen, veiligheidscontroles, enz.

Zoals bij de integratie van elke nieuwe technologie ligt de nadruk bovendien op winst:

• Eersteklas en bewezen gebruiksvriendelijkheid
• Volledig geïntegreerde modules met een all-in-one platform
• Slimme rapportage, ook voor onderweg
• Goed presterende teams voor Customer Success en Consulting Services
• Flexibiliteit om zich aan te passen aan de vereisten
• Cloud-based, eenvoudige updates en zeer lage onderhoudskosten
• ISO-gecertificeerde beheersystemen

De waarde beoordelen

Samen met wat u definieert als de potentiële EHS&S-uitdagingen van uw organisatie en rekening houdend met de gevarencategorieën van OSHA, zoals biologisch, chemisch, ergonomisch, fysiek, veiligheid, enzovoort, is het essentieel om ook de waarde te beoordelen die een HSE&S-oplossing voor uw organisatie oplevert door gevaren worden geëlimineerd, proactief te controleren en problemen in een vroeg stadium te voorkomen.

Ideaal "To-Be" scenario:

Hoewel het zeer complex is om te beoordelen welke waarde een HSE&S-oplossing voor uw organisatie kan opleveren, zal ik ter inspiratie algemene soorten waardeverhogende factoren te beschrijven:

• Het vermogen van de oplossing om de overkoepelende eisen die voortvloeien uit de specifieke uitdagingen en gevaren in uw organisatie aan te pakken.

• Functioneel bereik en vermogen om risico's aan te pakken en te beperken

• Zekerheid op lange termijn van de reputatie van uw bedrijf, vooral met betrekking tot de overwogen risico's 

• Omvang van aanvullende diensten (bijv. consulting) en garanties

• Vertrouwen en geloof in wederzijds succes van de aanbieder

Naast deze aspecten van waardecreatie moeten ook de zakelijke en technische vereisten in aanmerking worden genomen. Vervolgens kan de leverancier van de HSE-oplossing u een kostenraming geven voor de specifieke oplossing, inclusief de implementatie ervan. Via deze eerste stap (ik noem dit de "kosten van de nieuwe oplossing") kunnen wij de totale kosten van uw nieuwe HSE-oplossing schatten, inclusief de waardecreatie ervan.

Feitelijk "As-is" scenario:

Naast de kosten van de nieuwe oplossing moeten natuurlijk ook de financiële gevolgen van de gehele investering worden geanalyseerd. Net als bij waardecreatie verschillen ook de financiële aspecten van bedrijf tot bedrijf in belang.

• Het is zeer belangrijk om de kosten te begrijpen van de systemen en processen die vandaag in gebruik zijn (kan Excel zijn of een andere standaardoplossing). U moet ook rekening houden met het scenario dat u momenteel geen oplossing hebt.
• Kwantificeer de problemen waarmee u wordt geconfronteerd met de huidige systemen en processen. Kijk niet alleen naar de Total Cost of Ownership van dergelijke systemen, maar let ook op de impact van:
  • Incidenten die u niet kunt beheren
  • Situaties die uw organisatie kwetsbaar hebben gemaakt door non-compliance
  • Lage betrokkenheid en hoger verloop van medewerkers vanwege de risico's die zij kunnen lopen
  • Ad-hoc scenario's die tot gevaren leiden
  • Onvermogen om uw producten op tijd op de markt te brengen als gevolg van deze problemen
  • Ontevreden klanten die huiverig zijn om van een risicovolle organisatie te kopen
  • Concurrentie die een voordeel heeft door een gebrek aan vermogen om effectief op de markt te concurreren
  • Alle negatieve cijfers die u tot nu toe hebt geboekt als gevolg van deze problemen.

Via deze stap (laten we het "Verwachte besparingen" noemen), hebben we de totale kosten van uw huidige systemen en processen inclusief de problemen in geld gekwantificeerd. Zo kunnen we de besparingen afleiden die zullen worden gerealiseerd tijdens het operationele ideale "To-Be" scenario.

En hier houdt het niet bij op!!!

Crunching the Numbers

De volgende stap is een grondige analyse van de cashflow op lange termijn met gebruikmaking van de cijfers van het huidige en het streefscenario hierboven. Dit gebeurt over een bepaalde periode, bijvoorbeeld van jaar 0 tot jaar 5. In jaar 0 kijkt u naar eventuele investeringen die nodig zijn en vanaf jaar 1 kijkt u naar de nettowinst vóór belastingen (d.w.z. de kosten van uw nieuwe oplossing worden afgetrokken van de verwachte besparingen). Als u de procentuele kapitaalkosten kent en deze toepast op de cashflow over een periode van vijf jaar, kan de netto contante waarde van het project over de levensduur ervan worden berekend. Om het punt te bepalen waarop de voordelen van de investering de kosten over de gehele periode van vijf jaar overtreffen, kan de terugverdientijd worden berekend en uitgedrukt in maanden. Om het procentuele rendement van de investering (ROI) te bepalen, wordt de nettowinst vóór belasting die over de vijf jaar wordt behaald, gebruikt en gedeeld door de totale kosten van het project over de gehele looptijd.

In de praktijk is het waarderingsproces niet zo moeilijk als je de nodige cijfers bij de hand hebt en de stappen duidelijk uiteenzet. Hieronder heb ik de voorbeeldstappen samengevat in een ruw sjabloon om de beschreven berekeningen begrijpelijker te maken:

Instructies voor het gebruik van het template

Om de template optimaal te gebruiken, volgt u de gedetailleerde uitleg per template-ondereel zoals hieronder weergegeven.

Doel van tabel A hierboven: Het berekenen van de verwachte besparingen wanneer uw organisatie zich ontdoet van de huidige EHS&S gerelateerde problemen en bestaande legacy oplossing.

i. Gekwantificeerde problemen : Jaarlijkse gemiddelde voorspelbare kosten in de komende jaren (bijv. kosten van ongevallen, menselijk verlies, hersteltijd, vervangingen, opleidingen, terugbrengen naar normaal stadium, niet-naleving, enz.

ii. Kosten van de huidige oplossing: De kosten van de huidige verouderde legacy-oplossing en de extra middelen om deze te onderhouden.

iii. Door bovenstaande kosten (i + ii) op te tellen, kunnen de verwachte besparingen als voordelen in euro's worden afgeleid.

Doel van tabel B hierboven: De netto winst vóór belasting voor toekomstige jaren berekenen, rekening houdend met de verwachte besparingen en de totale kosten van de nieuwe EHS&S-oplossing.

iii. De verwachte besparingen van het wegwerken van de huidige problemen en de oude oplossing zoals berekend in tabel A.

iv. De totale eigendomskosten van de nieuwe HSE&S-oplossing voor de komende jaren (jaren 1 tot en met 5). De initiële kosten voor hardware en eventuele eenmalige softwarelicenties moeten in jaar 0 als investeringen worden geboekt.

v. Het jaarlijkse nettoresultaat vóór belastingen kan worden afgeleid door de kosten van de nieuwe oplossing af te trekken van de verwachte besparingen.

Doel van tabel C hierboven: Het berekenen van de netto contante waarde van het project als geheel.

vi. Bepaal eerst de contante waarde voor de respectieve jaren door :

1. A. De cashflow voor de jaren 0 tot en met 5 in bovenstaande tabel in te vullen. De cashflow = jaarlijks netto inkomen vóór belasting zoals berekend in stap v.
2. B. Bereken de contante waarde voor de respectieve jaren door
   1. Met behulp van Excel PV-functie (met Excel hulp) of
   2. Met de formule PV = FV / (1+r) ^n waarbij PV de contante waarde is, FV de toekomstige waarde van de kasstroom, r de kapitaalkosten en n het aantal perioden.

vii. De netto contante waarde van het project is de som van de contante waarden voor de gehele termijn van 5 jaar.

Doel van tabel D hierboven: De terugverdientijd van het project berekenen.

vii. De stappen als volgt:

1. A. Vul de contante waarde van de kasstroom in voor de respectieve jaren zoals berekend in stap vi
2. B. Bereken de cumulatieve waarden voor de respectieve jaren van jaar 0 tot en met 5.
3. C. Terugverdientijd = (i - c)/o waarbij
   1. i = initiële investeringen in jaar 0
   2. c = Cumulatieve contante waarde in het jaar vlak voor het break-evenpoint
   3. o = Oorspronkelijke cashflow in het break-even jaar

vii. De terugverdientijd kan worden weergegeven in maanden of jaren.

Doel van tabel E hierboven: Het rendement van het project berekenen.

• De stappen ix. & x. worden uitgelegd zoals hierboven.

Samengevat kunnen de volgende financiële resultaten aan het licht komen na gebruik van de juiste euro's in de bovenstaande templates:

1. Netto Contante Waarde van uw HSE&S investering vandaag, rekening houdend met alle toekomstige besparingen en kosten, op lange termijn,
2. Terugverdientijd in maanden/jaren tijdens de looptijd van het project, wanneer u de voordelen van uw HSE&S-investering begint te realiseren.
3. Rendement op uw HSE&S investering % over de gehele looptijd.

Closing Statement

Het is belangrijk op te merken dat elke organisatie haar eigen specifieke uitdagingen heeft. Bovendien zijn de waarden die met de nieuwe EHS&S-oplossing kunnen worden behaald afhankelijk van verschillende factoren zoals uw industrie, regio('s), de markt die u bedient, de producten die u produceert, enz. Dit artikel was bedoeld om u te voorzien van inzichten op hoog niveau en u te inspireren om prioriteit te geven aan het opbouwen van een feitelijke investeringscase die uw specifieke EHS&S end-to-end procesbehoeften dekt, afgestemd op uw organisatiestrategie. Sommige elementen als onderdeel van de investeringsevaluatie, zoals het kwantificeren van de problemen en niet alleen de kosten van de nieuwe oplossing, maar ook het kwantificeren van de waarde eromheen, vereisen een specifieke diepgaande analyse om tot benaderingen te komen. Om een dergelijke analyse uit te voeren en een definitieve investeringscase op te stellen, kan ik u helpen. Als u interesse heeft, stuur mij dan een e-mail voor een kort ontdekkingsgesprek en een mogelijke workshop als volgende productieve stappen.

Ten slotte heeft uitgebreid onderzoek en ervaring bevestigd dat de euro's die u investeert in een EHS&S-oplossing een overvloedig rendement opleveren. Hoewel een van de kernpunten hier de evaluatie van de financiële aantrekkelijkheid van het project is, is het nog crucialer te onthouden dat een hoge waarde zal worden waargenomen door de mensen in uw hele organisatie en door degenen die u over de hele wereld dient.