Milieu & duurzaamheid

Carbon footprints met één druk op de knop: Digitale en efficiënte globale KPI-berekeningen

Dussmann Group

Stelt u zich eens voor dat u de leiding hebt over QHSE bij een multiserviceprovider met activiteiten over de hele wereld en bijna 65.000 werknemers. Duurzaamheid is een belangrijke pijler in de next-level strategie van het bedrijf. De berekening van de CO2-voetafdruk van de hele groep, met al zijn verschillende diensten, is een van de grootste uitdagingen waarvoor u staat. Hoe zou u dat aanpakken? 

Welnu, het QHSE-team van de Dussmann Group stond voor deze taak. Eén ding was vanaf het begin duidelijk: ze wilden zo'n groot project niet met Excel-spreadsheets en e-mails afhandelen. In het verleden was het team meer dan eens verzeild geraakt in een chaos van lijsten, waarbij ze zich door een oerwoud van gegevens moesten worstelen, veroorzaakt door een onregelmatige gegevensadministratie, meervoudige invoer en onjuist geconverteerde energie-eenheden. Niet verwonderlijk, aangezien voor de berekening van de CO2-voetafdruk van de Groep 376 functionarissen gegevens moeten verzamelen voor 77 verschillende indicatoren. In 2020 kostte het het QHSE-team meer dan vijf maanden om de talrijke spreadsheets te ordenen, onjuiste invoergegevens op te sporen en te corrigeren, en de nodige berekeningen te maken.  

Hoe ziet de situatie er vandaag uit? Sinds 2021 vertrouwt de Dussmann Group op de softwareoplossing Quentic voor de productie van haar niet-financiële rapporten. Hiermee kan het QHSE-team alle noodzakelijke indicatoren online invoeren, ze in realtime controleren en snel ingrijpen tijdens het rapportageproces als er afwijkingen of problemen optreden. Dit verbetert niet alleen de kwaliteit van de gegevens, maar versnelt ook het hele proces aanzienlijk.  

Met behulp van het Analytics-dashboard kan het QHSE-team de output - de totale uitstoot van broeikasgassen - op elk moment duidelijk presenteren, samen met de KPI's die ervan zijn afgeleid, terwijl de resultaten ook per bedrijfseenheid kunnen worden gefilterd. Voor het eerst kan de Dussmann Group deze output gebruiken om kwantificeerbare duurzaamheidsdoelstellingen voor de komende jaren te definiëren - een belangrijke mijlpaal voor elk echt duurzaam bedrijf. 

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

"Voor een bedrijf van onze omvang is rapportage in overeenstemming met het GHG Protocol in Scope 1 en 2 alleen mogelijk met Quentic. De softwareoplossing is zo flexibel dat deze ons helpt bij het wereldwijd verzamelen van gegevens, bijbehorende automatiseringen en centrale evaluaties. Ondanks de complexiteit van de Dussmann Group zijn we nu in staat om voor het eerst in slechts drie maanden indicatoren vast te leggen en KPI's te berekenen voor alle bedrijfsonderdelen - en dat is inclusief training en overleg."

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

Over Dussmann Group

De Dussmann Group heeft zich toegelegd op het leveren van diensten waarbij de mens op de eerste plaats komt. Of het nu gaat om facility management, installatietechniek of het runnen van kleuterscholen, professionele geriatrische verpleging en verzorging of in de beroemde boekhandel KulturKaufhaus in Berlijn - overal waar hoogwaardige diensten nodig zijn, is de Dussmann Group er als een betrouwbare multi-service provider. Duurzaamheidsmanagement is sinds 2018 een van de belangrijkste strategische pijlers van de Groep. 

Het familiebedrijf, opgericht in 1963, is niet onderworpen aan MVO-rapportageverplichtingen. Toch is een van de doelen die de Dussmann Group zich heeft gesteld het berekenen van haar niet-financiële indicatoren - met activiteiten in 21 landen en een personeelsbestand van bijna 65.000 medewerkers. 

Door uitgebreide duurzaamheidsrapporten op te stellen, komt Dussmann niet alleen zijn ondernemersverantwoordelijkheid na, maar beantwoordt het ook aan de groeiende vraag van klanten naar milieubewuste en duurzame werkmethoden van hun dienstverleners. Bovendien bereidt dit de Dussmann Group voor op de mogelijkheid van uitgebreidere MVO-rapportageverplichtingen in de toekomst - zoals aangegeven in het laatste ontwerp van de MVO-rapportagerichtlijn van de EU.

  • Het familiebedrijf, dat in 1963 werd opgericht, is niet onderworpen aan MVO-rapportageverplichtingen. Desondanks heeft de Dussmann Group zich onder andere ten doel gesteld om de niet-financiële indicatoren te berekenen - met activiteiten in 21 landen en een personeelsbestand van bijna 65.000 medewerkers. | © Dussmann Group

Gebruiksvriendelijk systeem en database ondersteunt nauwkeurige invoer

Alle bedrijfsonderdelen van de Dussmann Group verbruiken natuurlijk hulpbronnen tijdens hun dagelijkse bedrijfsactiviteiten. Dit resulteert in indirecte CO₂-emissies, door energieverbruik in kantoren en kantines, maar ook in directe emissies door het wereldwijde wagenpark van de Groep en infrastructuur zoals gebouwen.  

Daniel Krebel, hoofd van Group QHSE, en Daria Steinbock, verantwoordelijk voor duurzaamheidsrapportage, hebben de Quentic Sustainability module gebruikt voor het beheer van indicatoren die vereist zijn voor internationale rapportage. In het verleden werden deze indicatoren verdeeld over een omslachtige reeks Excel-spreadsheets voordat ze uiteindelijk en moeizaam handmatig opnieuw werden samengesteld. Tegenwoordig worden de gegevens van de verschillende bedrijfsonderdelen centraal toegevoegd aan de Quentic-oplossing, dankzij een gestandaardiseerd proces dat minimale coördinatie vereist. Duidelijk gespecificeerde indicatorensets en een eerste validatie tijdens het invoerproces vereenvoudigen het voorbereidende werk en verbeteren de kwaliteit van de gegevens. De mogelijkheid om documenten zoals elektriciteitsleveringscontracten te uploaden en aanvullende opmerkingen toe te voegen, voegt meer detail toe aan de vereiste input. Dit alles stelde het team in staat om een marktgebaseerde aanpak voor Scope 1 en 2 te implementeren in overeenstemming met het GHG-protocol voor de gehele Dussmann Group. Het resultaat was dat ze voor de eerste keer een volledig geconsolideerde, controleerbare koolstofvoetafdruk konden produceren.

Daria Steinbock, Verantwortliche für die Nachhaltigkeit, Dussmann Group

"We hebben nu 250 indicatoren gedefinieerd in de Quentic Sustainability module, inclusief invoer-, berekenings- en doelindicatoren, die we groeperen in catalogi per themagebied en gebruiken voor het vastleggen van gegevens. We zijn nu in staat om precies bij te houden hoeveel elektriciteit er wordt verbruikt, hoeveel brandstof ons wagenpark verbruikt en hoeveel stadsverwarming we nodig hebben in verschillende bedrijfsonderdelen, om maar een paar voorbeelden te noemen."

Daria Steinbock, Group QHSE Specialist, Dussmann Group

Met Quentic behoort het inconsequente gebruik van energie-eenheden in invoer- en rekenvelden tot het verleden - dankzij selecteerbare, voorgedefinieerde opties, automatische conversies en validatiestappen. Bij eventuele afwijkingen hoeft het QHSE-team niet meer te wachten tot het einde van de data-acquisitieperiode om in te grijpen.

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

"In het verleden konden we onze indicatoren pas bekijken nadat de verschillende bedrijfsafdelingen hun informatie in Excel-lijsten hadden verzameld en uiteindelijk aan ons hadden overhandigd. Nu kunnen we elke inputwaarde in real time volgen en direct ingrijpen als dat nodig is."

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

Visuele gegevensanalyse: Van Excel tot dashboards

Met een dashboard dat speciaal is afgestemd op de eisen van de Dussmann Group, biedt Quentic Analytics de ultieme output voor niet-financiële gegevens - ook onderweg. Wanneer mensen op de afdeling Sales gevraagd wordt hoe groot een carbon footprint is, hoeven ze alleen maar hun mobiele telefoon te pakken, het dashboard in de Quentic App te openen en de bijbehorende gegevens weer te geven. "Quentic is de enige manier waarop we ons CO₂-equivalent op zo'n gerichte manier kunnen weergeven en visualiseren voor elke business unit," benadrukt Daria Steinbock. De gegevens die Quentic levert, vormen een basis voor het vaststellen van kwantitatieve ESG-doelstellingen terwijl de Groep haar volgende stappen zet op weg naar klimaatneutraliteit.

ESG: Environment, Social, Governance

De Dussmann Group laat haar inspanningen met betrekking tot ESG-criteria (milieu, maatschappij en goed bestuur) beoordelen door onafhankelijke derden. ESG-criteria maken integraal deel uit van de duurzaamheidspijlers van de Dussmann Group en worden voortdurend verder ontwikkeld in haar geïntegreerd managementsysteem (IMS). In 2021 ontving de Dussmann Group een zilveren medaille van het ratingplatform EcoVadis voor haar inspanningen op ESG-gebied. Naast EcoVadis is er nog een ESG-rating gepland voor 2022. Dankzij Quentic is de noodzakelijke gegevensbasis in geconsolideerde vorm beschikbaar en kan deze dus direct worden gebruikt.

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

"De gegevens die we met Quentic verzamelen in de loop van onze duurzaamheidsrapportage vormen een betrouwbare basis voor onze ESG-ratings."

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

Change management process

Alle hiërarchische niveaus in de Dussmann Group - van servicemedewerkers tot het topmanagement - worden gekenmerkt door een sterk bewustzijn van milieu- en duurzaamheidsgerelateerde onderwerpen, vooral bij het verlenen van diensten aan klanten. Toch was het project om software in te voeren voor het optimaliseren en digitaliseren van duurzaamheidsrapportage verre van een doorslaand succes. 

Er waren nog grote vragen te beantwoorden: Hoe kon de Dussmann Group alle betrokkenen - in dit geval te beginnen met de 376 medewerkers die verantwoordelijk waren voor het vastleggen van de gegevens - zodanig integreren dat het project niet in gevaar zou worden gebracht door eventuele bedenkingen of de behoefte aan gewenning?  

Het bracht een change management proces op gang, dat het QHSE team met veel tact en aandacht heeft behandeld en ondersteund. Quentic is zeer intuïtief in het gebruik, wat een aanzienlijke voorsprong opleverde. Om ervoor te zorgen dat de verantwoordelijke medewerkers volledig op de hoogte waren, kregen zij bovendien een digitale training in de vorm van stap-voor-stap begeleiding en in totaal zes webinars. Deze aanpak heeft succes gehad: de feedback was zeer positief en in bijna alle landen werken de medewerkers nu direct in Quentic. Voor de resterende medewerkers die er (nog) niet aan toe zijn om Excel helemaal los te laten, biedt Quentic ook de mogelijkheid om gestandaardiseerde Excel templates te exporteren en te gebruiken. Elk bedrijfsonderdeel kan nu de relevante gegevens overbrengen naar het centrale systeem. Dit zorgt ervoor dat, aan het einde van het proces, alle indicatoren volledig consistent en geordend in Quentic zijn en direct in de softwareoplossing kunnen worden geanalyseerd en gevisualiseerd.

Duurzaamheid als onderdeel van het geïntegreerd beheerssysteem (IMS)

Duurzaamheidsrapportering betekent geen extra inspanning voor de Dussmann Group, maar neemt de vorm aan van een geïntegreerd managementsysteem (IMS) in overeenstemming met ISO 9001, ISO 45001 en ISO 14001. Alle IMS-indicatoren zijn gestandaardiseerd en waar nodig gecoördineerd met duurzaamheidsindicatoren, wat betekent dat ze direct kunnen worden geïntegreerd in de duurzaamheidsrapportage en tegelijkertijd de basis vormen voor de managementbeoordeling van het IMS.

Wat betekent dit voor het gebruik en de verdere implementatie van de Quentic software-oplossing? De berekening van de CO2-voetafdruk en de productie van duurzaamheidsrapporten waren slechts de eerste stappen van de Dussmann Group met Quentic om de bal aan het rollen te brengen. De documentatie die de business units Dussmann Service en Dussmann Technical Solutions nodig hebben in overeenstemming met ISO 45001, ISO 9001 en ISO 14001 wordt gedigitaliseerd als onderdeel van het IMS. Dit omvat alle formulieren die worden gebruikt om incidenten zoals arbeidsongevallen te registreren en onveilige situaties te melden. Het project heeft als doel om ongeveer 600 bestaande formulieren te digitaliseren, waar mogelijk te standaardiseren en beschikbaar te maken in de lokale taal van elke bedrijfsdivisie - ook onderweg via de Quentic App.  

Door het gebruik van Quentic hebben de bedrijfsdivisies toegang tot gegevens die voorheen gedecentraliseerd en "verborgen" waren in Excel en e-mails. Dit betekent dat het QHSE-team in Quentic relevante gegevens kan verzamelen in de vorm van KPI's, zoals het aantal ongevallen op de werkplek, het energieverbruik en het aantal uitgevoerde audits. Deze kunnen vervolgens direct worden gebruikt als inputindicatoren in de module Duurzaamheid.  

Dit toont heel duidelijk aan dat de verschillende Quentic softwaremodules allesbehalve geïsoleerde eenmalige oplossingen zijn. In plaats daarvan komen ze samen om een uitgebreide digitalisering van een IMS mogelijk te maken, om een coherent, geïntegreerd systeem te vormen en om synergieën ten volle te benutten.

Wat de Dussmann Group bijzonder waardeert aan Quentic:

  • Gedecentraliseerde, inter-company gegevensvastlegging en gecentraliseerde gegevensconsolidatie

  • Flexibel systeem waarmee indicatoren wereldwijd kunnen worden gedefinieerd en gecatalogiseerd

  • Eenvoudige uploadfunctie voor documenten met mogelijkheid om specifieke extra informatie als vrije tekst toe te voegen voor duurzaamheidsrapportage

  • Live updates voor indicatoren en de mogelijkheid om snel te reageren als zich abnormaliteiten voordoen

  • Berekening van de carbon footprint in lijn met het GHG Protocol voor de gehele Dussmann Group en op maat gemaakte dashboard visualisatie

  • Modulaire QHSE-toolkit die alle aspecten van een geïntegreerd beheersysteem omvat

Andere onderwerpen

Milieu & duurzaamheid

ESG criteria en reporting

Duurzame productie wordt steeds belangrijker - zowel voor het milieu als voor het ondernemingsbestuur en de samenleving. ESG is een holistische benadering om bedrijven te helpen verantwoord te handelen.

Vakbijdrage lezen
Milieu & duurzaamheid

Quentic Sustainability

Evalueer uw maatschappelijke, ecologische en economische actiegebieden centraal in een HSE-softwarepakket. Leer hier hoe u met Quentic kennisuitwisseling en samenwerking stimuleert en een gefundeerde beslissingsbasis …

Video bekijken

Quentic Demo

Wilt u Quentic gratis en vrijblijvend testen? Leer de software en alle voordelen kennen.

Demo aanvragen

X