Het perfecte recept voor een doeltreffende veiligheidscultuur

8 Minuten

Karlsberg, een traditionele Duitse brouwerij gevestigd in Homburg, Saarland, heeft de digitalisering van haar werkomgeving en de netwerkvorming van haar locaties tot speerpunten van haar strategie voor de hele onderneming gemaakt. Dit strekt zich ook uit tot veiligheid en gezondheid op het werk. Hoewel veiligheid en gezondheid essentieel zijn voor de productieactiviteiten, streeft Karlsberg ernaar dat dit ook in alle andere afdelingen een prioriteit is. Met deze doelstellingen voor ogen besloot het bedrijf een nieuw digitaal trainingsconcept in te voeren. 

Karlsberg koos uiteindelijk voor de softwareoplossing van Quentic. Naast de introductie van online trainingsmodules die medewerkers altijd en overal kunnen raadplegen, leidde de nieuwe software ook tot verbeteringen in de manier waarop de brouwerij risicobeoordelingen uitvoerde. Karlsberg kon zijn processen zelfs zodanig optimaliseren dat risicobeoordelingen nu 70% sneller en door alle managers binnen het bedrijf kunnen worden uitgevoerd.

Met behulp van de Quentic-softwareoplossing wil Karlsberg op de locatie Niehoffs Vaihinger Fruchtsaft GmbH in het nabijgelegen Lauterecken overschakelen van de OHSAS 18001-norm naar ISO 45001. Het bedrijf hoopt ook zijn documentbeheersysteem efficiënt te digitaliseren, waarbij alle werkinstructies en documenten met betrekking tot Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP) - en dus alle voedselproductieprocessen - worden opgeslagen en in kaart gebracht in Quentic.

Over Karlsberg Brauerei GmbH  

Karlsberg Brauerei GmbH, opgericht in 1878, is een grote Duitse familiebrouwerij die zowel bier als niet-alcoholische dranken produceert. Zij maakt deel uit van een vereniging van zelfstandige ondernemingen. Bij het Karlsberg-netwerk werken momenteel 1.200 mensen, waarvan bijna 260 op de locatie van Karlsberg Brauerei GmbH in Homburg. Michael Schmidt, de Health & Safety Manager van de vestiging in Homburg, is ook verantwoordelijk voor Niehoffs Vaihinger Fruchtsaft GmbH en de Vendis Group, die ook deel uitmaken van de vereniging - en ook Quentic software gebruiken.

Nieuwe focus, nieuwe software, nieuwe veiligheidscultuur

Toen Christian Weber, achter-achterkleinzoon van de oorspronkelijke oprichter van het bedrijf, in 2010 CEO werd van de familiebrouwerij, was hij vastbesloten om de bedrijfscultuur die zijn familie had gecultiveerd in stand te houden en verder te ontwikkelen. In overeenstemming met zijn doelstelling om "aan toekomstige generaties een in alle opzichten gezond bedrijf over te dragen", blijft de veiligheidscultuur voor Karlsberg een topprioriteit. Met de introductie van Quentic als softwareoplossing ter ondersteuning van de arbeidsveiligheid hebben de Karlsberg fabrieksmanagers Jürgen Zeimetz en Michael Schmidt in feite een statement gemaakt: gezondheid en veiligheid op het werk moeten transparant, tastbaar en toegankelijk zijn voor alle medewerkers, en managers moeten hun verantwoordelijkheid voor de gezondheid en veiligheid van hun personeel gericht en proactief benaderen.  

De Quentic Health & Safety-module herstructureerde de interne processen voor het opstellen van risicobeoordelingen en werkinstructies. Het was cruciaal voor het succes van Karlsbergs project, naast de Quentic Online Instructies module en de Quentic App. 

Risicobeoordelingen worden een prioriteit

Het management van de fabriek heeft de kwestie van de veiligheidscultuur dus overgedragen aan de afdelingsmanagers. Bij Karlsberg gebruiken managers Quentic om risicobeoordelingen uit te voeren in hun verantwoordelijkheidsgebieden. Ze hoeven alleen maar de instructies in de software-interface te volgen, een risicobeoordeling uit te voeren en vast te stellen welke veiligheidsmaatregelen moeten worden getroffen. Met slechts enkele muisklikken kunnen zij hun beoordelingen omzetten in een gestandaardiseerd, afdrukbaar formaat. De eenvoudige gebruikersinterface legt de ideale basis voor een nieuwe veiligheidscultuur - zoals Michael Schmidt uitlegt:

Vóór de invoering van Quentic waren risicobeoordelingen bij Karlsberg een complex proces dat in talrijke Excel-spreadsheets werd beheerd. De softwareoplossing maakt het mogelijk om processen te digitaliseren en daardoor informatie veel effectiever te koppelen. Bovendien kunnen na het uitvoeren van de risicobeoordeling in slechts enkele muisklikken bijbehorende veiligheidsinstructies worden opgesteld. De software maakt het ook mogelijk om deze instructies onmiddellijk toe te wijzen aan de relevante afdelingen. Kortom, dit optimaliseert veiligheidsprocessen op een manier die nooit mogelijk zou zijn geweest met spreadsheets en tekstdocumenten - en vermindert de tijd die Karlsberg nodig heeft om ze te voltooien met 70%. 

Flexibel dankzij online training

Als onderdeel van de algehele transformatie van de traditionele brouwerij was een belangrijk aandachtspunt bij het zoeken naar een geschikte softwareoplossing de kwestie van online training, met het oog op een flexibelere training voor administratief personeel en buitendienstmedewerkers.  

Het uitbreken van de COVID-19 pandemie deed de behoefte aan meer flexibiliteit nog toenemen. Tot 2020 voltooiden technische medewerkers hun veiligheidsopleiding door jaarlijks een grootschalig evenement bij te wonen - wat door sociale afstandsregels onmogelijk werd gemaakt. Dankzij de snelle introductie van de Quentic Online Instructies module kon de brouwerij haar trainingsconcept aanpassen en de belangrijkste instructies overbrengen ondanks de pandemie.  

Bij het produceren van digitale trainingscontent biedt Quentic verdere ondersteuning door templates aan te bieden. De brouwerij kon deze templates snel aanpassen aan haar interne eisen. Karlsberg heeft nu online trainingsmodules beschikbaar voor bijna 50 onderwerpen.  

Hoewel het belangrijk is dat opleidingen gemakkelijk kunnen worden gegeven en voltooid, is het even belangrijk ervoor te zorgen dat alle kwalificaties volledig worden gedocumenteerd. Dit bewijs is van vitaal belang voor het verkrijgen van certificering onder de International Featured Standard (IFS), OHSAS 18001 of ISO 45001. De combinatie van de Quentic Online Instructies en de Health & Safety modules systematiseert alle aspecten van trainingsmanagement. Dit zorgt ervoor dat managers altijd toegang hebben tot details van alle kwalificaties en komende arbeidsgezondheidsexamens, terwijl medewerkers direct via e-mail handige uitnodigingen en herinneringen ontvangen.  

Maar hoe kan systematisch opleidingsbeheer de algemene veiligheidscultuur helpen verbeteren? Om te beginnen is het alle opgeleide medewerkers volkomen duidelijk dat veiligheidsschoenen en high-vis werkjassen op de bouwplaats verplicht zijn. Bovendien zorgt de voortdurende online training ervoor dat het onderwerp veiligheid voortdurend aanwezig is in het dagelijkse werkleven van de medewerkers.

Synergieën genereren en benutten

Quentic koppelt niet alleen risicobeoordelingen, werkinstructies, specifieke maatregelen en opleidingsmodules voor gebruik door verschillende managers en afdelingen, maar creëert ook merkbare synergieën tussen verschillende locaties. Een aantal processen wordt in het hele Karlsberg-netwerk gebruikt. Zo zijn bijvoorbeeld de processen voor het vullen van sap en bier in flessen vrijwel identiek. Dit betekent dat de risicoanalyse voor de bottellijn in Homburg kan worden gemaakt en vervolgens eenvoudig kan worden gekopieerd en aangepast zoals vereist voor Niehoffs Vaihinger Fruchtsaft GmbH. Hetzelfde geldt voor de laboratoria en opslagruimten op beide locaties. Een dergelijke bundeling van gegevens heeft duidelijke voordelen.