5S audit: veiligheid verbeteren

10 minuten17/03/2023

De 5S-methode is een doeltreffend instrument voor arbomanagers en veiligheidsspecialisten om werkplekken en productieactiviteiten in slechts vijf fasen te optimaliseren. Het resultaat? Meer bewustzijn, betere veiligheid en hogere kwaliteit. De 5S-methode zorgt ervoor dat het onderwerp gezondheid en veiligheid op het werk bij de werknemers voorop staat. 

Deze Lean Management-aanpak vindt zijn oorsprong in Japan. De 5S-audit werd bekend door het gebruik ervan door Toyota, dat de methode systematisch toepast in zijn werkruimtes en productieactiviteiten. Door regelmatig 5S audits uit te voeren op de werkplek, kunt u iedereen in uw bedrijf stimuleren om de 5S methode te belichamen en te herhalen, zodat ze deze na korte tijd automatisch en zelfstandig toepassen. Hetzelfde geldt voor 5S-audits in productieruimten. 

In dit artikel gaan we uitvoerig in op de afzonderlijke fasen van de 5S-methode en geven we een overzicht van de afzonderlijke stappen en de daaruit voortvloeiende verbeteringen, samen met een checklist met specifieke punten om u te helpen bij het opstellen van uw auditvragenlijst. We behandelen ook hoe vaak managers en veiligheidsprofessionals 5S-audits moeten uitvoeren en hoe deze methode samenhangt met Lean Management, Kaizen en de PDCA-cyclus in ISO-gecertificeerde managementsystemen.

De fasen van de 5S-methode

De 5S-methode ontleent haar naam aan vijf Japanse woorden: seiri, seiton, seiso, seiketsu en shitsuke, die kunnen worden vertaald als sorteren, ordenen, schoonmaken en inspecteren, systematiseren en standaardiseren en standhouden.

Sorteren (seiri)

In de eerste fase van de 5S-audit wordt een overzicht gemaakt van de huidige situatie ter plaatse. Welke voorwerpen en taken zijn noodzakelijk? Welke zijn overbodig en kunnen worden verwijderd? Samen met de medewerkers kunt u sorteren wat nuttig en wat overbodig is. Welke aspecten zijn essentieel en worden vaak gebruikt? Wat gebruiken we minder vaak? Waar zouden we zonder kunnen? 

Tip 
Niet elk object en elke taak kan definitief worden gecategoriseerd als nuttig of overbodig. Zet een vraagteken bij alles wat discutabel is. Als dat voorwerp of proces de komende dagen of weken niet wordt gebruikt, kunt u het classificeren als overbodig. 

Verbetering 
Medewerkers houden zich actief bezig met individuele elementen van hun werkplek of de productiefaciliteiten. Sorteren maakt niet alleen ruimte vrij en zorgt voor een beter overzicht, maar helpt ook het bewustzijn te vergroten, wat de veiligheid zeker ten goede komt.

Ordenen (seiton)

In de tweede stap van de 5S-audit verwijdert u objecten en taken die overbodig zijn of zelden worden gebruikt. Vervolgens past u systematische organisatie toe om orde te scheppen in de nuttige elementen. Dit betekent dat u alles een vaste plaats geeft en daar houdt.

Tip 
Bespreek met uw medewerkers welke objecten zij gebruiken, op welke tijdstippen en hoe vaak. Deze inzichten kunt u vervolgens verwerken in uw systeemorganisatie.  

Verbetering 
Een systematische aanpak vereenvoudigt en versnelt kantoorprocessen. Het systeem minimaliseert de kans op frustratie, omdat werknemers erop kunnen vertrouwen dat alle middelen die zij nodig hebben voorhanden zijn. Het verwijderen van overbodige elementen elimineert afleiding, waardoor de werknemers gefocust blijven. Tegelijkertijd minimaliseert systematische organisatie potentiële veiligheidsrisico's en verbetert het de veiligheid op de werkplek.

Schoonmaken en inspecteren (seiso)

Deze fase van de 5S-audits heeft tot doel individuele objecten en processen te laten excelleren. Met andere woorden, het is tijd om schoon schip te maken! U en uw medewerkers maken individuele gereedschappen schoon en ruimen verschillende delen van hun werkruimte op.

Tip 
Analyseer telkens wat de ruimte heeft vervuild. Hoe kan deze opeenhoping van vuil in de toekomst worden voorkomen? Moet de systematische organisatie worden aangepast of bijgestuurd? Of zijn er meer ingrijpende veranderingen nodig om vuil in de toekomst sneller en eenvoudiger te verwijderen? 

Verbetering 
Netheid creëert een aangename sfeer op de werkplek en is cruciaal voor de gezondheid en het welzijn van de werknemers. Het resultaat? Een betere motivatie, hogere productiviteit en minder stress. Het regelmatig schoonmaken van werkplekken kan ook onvoorziene mogelijkheden tot verbetering aan het licht brengen.

Systematiseren en standaardiseren (seiketsu)

In deze stap van de 5S-audit creëert u een universeel toepasbare standaard voor een proces op de werkplek of in de productie. Dit betekent dat een bepaald proces in de hele onderneming op precies dezelfde manier wordt uitgevoerd, in overeenstemming met precies dezelfde eisen. Neem bijvoorbeeld productassemblage: Werknemers voeren duidelijk omschreven werkstappen uit en hebben altijd een duidelijk omschreven aantal van de vereiste onderdelen en gereedschappen voorhanden. Zij passen ook systematisch de voorgeschreven veiligheidsmaatregelen toe. 

Tip 
Stel samen met de werknemers duidelijke regels op die voor elk proces een gestandaardiseerde procedure creëren. Bijvoorbeeld: Een werkbank moet altijd exact één container gevuld hebben met bouten en moeren. Medewerkers zorgen hiervoor door de container voortdurend bij te vullen als dat nodig is.  

Verbetering 
Met deze stap in de 5S-methode creëert u een universele standaard voor efficiëntie en veiligheid. Deze standaard kan gemakkelijk worden gereproduceerd en optimaliseert de prestaties. Als uw werknemers een taak elke keer volgens precies dezelfde veilige, efficiënte methode uitvoeren, is het gemakkelijker om eventuele afwijkingen op te sporen en te corrigeren. Ook kunt u het potentieel voor optimalisatie beter identificeren en benutten - in het bijzonder met betrekking tot de arbeidsveiligheid.

Standhouden (shitsuke)

De laatste fase van een 5S-audit is de kern van de 5S-methode. Hierbij wordt nagegaan of de regels die u hebt ontwikkeld ook daadwerkelijk worden toegepast. Voldoen de processen aan de eisen? Hebben de werknemers de procedures geïnternaliseerd? En bovenal: is er nog ruimte voor verbetering? In deze fase van de 5S-methode moet u niet op uw lauweren rusten en nagenieten van eerdere successen. In plaats daarvan moet u zich afvragen of u de veiligheid nog verder kunt verbeteren. 
Kortom, deze fase van de 5S-audit eindigt nooit.

Tip 
Probeer als onderdeel van de 5S-audit een dialoog met de werknemers op gang te brengen. Hebben ze zich gerealiseerd dat er andere manieren zijn om dingen te doen? Is er iets dat hen stoort? Hebben zij gebieden geïdentificeerd die voor verbetering vatbaar zijn? Hebben zij ideeën voor specifieke ontwikkelingen? De 5S-methode moedigt discussie over deze aspecten uitdrukkelijk aan.

Verbetering 
Voortdurende verbetering en betere arbeidsveiligheid. Voortdurend zoeken naar mogelijke optimalisaties zorgt ervoor dat het onderwerp arbeidsveiligheid bovenaan op de agenda staat. Of om het preciezer te zeggen: Ondanks gestandaardiseerde processen voorkomen medewerkers dat zij in routines vervallen en in plaats daarvan bewust en waakzaam blijven. 

Hoe u uw 5S-audit opstelt en optimaliseert

Bent u van plan uw eerste 5S-audit uit te voeren? Misschien heeft u reeds een audit uitgevoerd en wilt u uw vragenlijst optimaliseren? Wij hebben enkele waardevolle tips samengesteld om u te helpen bij het opstellen en optimaliseren van uw auditsjabloon.

Hoe vaak moet u 5S-audits uitvoeren?

De auditfrequentie hangt in grote mate af van de specifieke omstandigheden in uw onderneming:

•    Het aantal werknemers; complexiteit van de taken
•    Soort werkplekken
•    Omvang van de productieactiviteiten
•    Potentiële risico's

De eerste 5S-audits die u uitvoert zijn uitgebreider en nemen meer tijd in beslag. Dit is met name te wijten aan de tijd die nodig is om zaken in twee groepen te categoriseren: noodzakelijk en overbodig. Het hele proces wordt eenvoudiger zodra die taak is voltooid, omdat uw primaire focus dan verschuift naar het onderzoeken of uw werknemers de door u ontwikkelde 5S-regels daadwerkelijk toepassen. Een vuistregel is dat u moet streven naar één 5S-audit per maand. Een digitaal arbo-instrument kan bijzonder nuttig zijn.

Goed om te weten: 
Door voortdurend 5S-audits uit te voeren, stimuleert u uw medewerkers om zich regelmatig op de audits voor te bereiden. Zo raakt de 5S-methode verankerd in hun dagelijkse werk. En na verloop van tijd komen de vele voordelen van de 5S-methode vanzelf.

De 5S-methode in Lean Management

Lean Management is een methode om processen efficiënter te organiseren. 
Onder Lean Management-methoden vallen Kaizen, ook bekend als continue verbetering, die in de vorm van de PDCA (Plan - Check - Do - Act) cyclus in veel gestandaardiseerde managementsystemen is verankerd.

Kaizen

The name Kaizen is a compound of two Japanese words: “kai-,” which means “improvement,” and “-zen,” which means “change for the better.” The 5S method is derived from the Kaizen concept and touches on various elements in a slightly different way. The centerpiece of the 5S method, “Sustain” (shitsuke) is taken directly from the Kaizen concept.

Kaizen in de Plan - Do - Check - Act cyclus

De tien stappen in de Kaizen-methode (zoals geïmplementeerd door Toyota) kunnen gemakkelijk worden toegewezen aan de PDCA-cyclus.

Plan: 
1.Het probleem definiëren en verduidelijken
2. De huidige situatie documenteren
3. De ideale situatie visualiseren
4. Doelstellingen definiëren
5. Een implementatiestrategie ontwikkelen
6. Een plan opstellen - wat, wie en wanneer

Doen:
7. Het plan uitvoeren

Controleren:
8. De doeltreffendheid ervan evalueren

Handelen: 
9. Uw werk documenteren
10. De resultaten bevestigen

Samenvatting

Het is duidelijk dat ondernemingen die de 5S-methode in hun dagelijkse werkzaamheden toepassen, de arbeidsveiligheid verbeteren, het bewustzijn van de werknemers vergroten en een continu verbeteringsproces ondersteunen. Een bijzonder belangrijk onderdeel van de 5S-methode is de betrokkenheid van alle werknemers. Dit vergroot de focus op arbeidsveiligheid.