Wilt u meer weten?

Audits

Het Turtle Diagram

Hoe krijg je procesbeheer en -analyse op één A4'tje

6 minuten06/09/2022

Zou het niet fantastisch zijn om een zeer complex intern bedrijfsproces op één zijde van een A4-tje in kaart te kunnen brengen? Managers die verantwoordelijk zijn voor risicobeheer, kwaliteitsbeheer, milieubeheer of andere beheersystemen, en in feite alle werknemers, zouden in staat zijn de belangrijkste procesparameters te herkennen, en hun samenhang en interacties. Op basis daarvan zouden zij dan zowel de interne samenwerking als de outputkwaliteit kunnen optimaliseren. Klinkt dat goed? Dat is het ook - en het ligt binnen uw bereik! We introduceren het Turtle Diagram.

Turtle Diagram: Kort en krachtig

Het Turtle Diagram is een manier om een grafische voorstelling te geven van de resultaten van zowel de procesanalyse als de procesdefinitie. Elk proceskenmerk wordt afzonderlijk opgesomd, zodat zichtbaar wordt hoe procesparameters met elkaar samenhangen en zich tot elkaar verhouden. Hoewel het Turtle Diagram slechts één kant van A4 gebruikt, creëert het een duidelijk overzicht dat een gedetailleerde en onthullende voorstelling geeft van processen, inclusief de interfaces en onderlinge afhankelijkheden tussen procesparameters. Het Turtle Diagram legt zo de basis voor procesbeheer op lange termijn en systematisch risicobeheer.

De drie belangrijkste toepassingsgebieden voor Turtle Diagrams zijn:

  • Proces in kaart brengen
  • Procesanalyse
  • Risicoanalyse

Structuur en inhoud van een Turtle-diagram

Zoals de naam al aangeeft, lijkt het Schildpaddiagram op het lichaam van een schildpad. De kop van het reptiel vertegenwoordigt de input, terwijl de staart de output vertegenwoordigt die het resultaat is van de processen en de vier poten de factoren vertegenwoordigen die deze processen beïnvloeden. Deze vereenvoudigde procesanalysemethode maakt het snel en gemakkelijk om alle relevante parameters in de processen van een bedrijf te identificeren en in kaart te brengen.

In tegenstelling tot complexe proceslandschappen die het grote geheel in kaart brengen op basis van de management-, kern- en ondersteunende processen van een bedrijf, vergemakkelijken Process Turtles de gestructureerde analyse, beschrijving en beoordeling van specifieke processen. Deze diagrammen zijn daarom voor medewerkers in één oogopslag te begrijpen. Process Turtles zijn niet alleen nuttig voor het definiëren, analyseren, structureren en verbeteren van individuele processen, ze belichten ook de verbanden en onderlinge afhankelijkheden tussen deze processen. Bijgevolg zijn ze een beproefd instrument geworden voor het verhogen van het procesbewustzijn (bv. het verbeteren van het kwaliteitsbewustzijn) en als visueel hulpmiddel bij personeelsbeoordelingen.

  • Hoofd

    In dit onderdeel wordt bepaald welke input nodig is om de output te produceren. Dit is het resultaat van eisen die door de klant of een andere belanghebbende partij zijn gespecificeerd.

  • Rechtervoorbeen

    Dit beschrijft de gebruikte middelen, bv. gestructureerd per middelengroep. Het omvat materiële middelen, infrastructuur zoals machines, uitrusting en gereedschap, en de werkomgeving

  • Voorste linker been

    Hier worden de doelstellingen vermeld die met het proces worden nagestreefd, samen met de cijfers en prestatie-indicatoren die worden gebruikt om dit te meten.

  • Turtle’s buik

    Dit is de plaats om de onderzochte processen te benoemen. De belangrijkste processtappen kunnen hier in kaart worden gebracht, maar dit is niet essentieel. U kunt ook pijlen trekken die vanuit de buik naar buiten leiden om aan te geven a) wie verantwoordelijk is voor een proces en b) welke risico's en kansen een proces inhoudt.

  • Rechterachterbeen

    In dit gebied wordt de vraag gesteld "wie" - gericht op de proceseigenaars en de vaardigheden, competenties en opleiding die zij nodig hebben om het proces met succes uit te voeren.

  • Linkerachterbeen

    Dit wordt gebruikt voor het specificeren van de methoden, instructies en procedures die tijdens het proces worden toegepast.

  • Turtle’s staart

    Dit is de plaats voor de beschrijving van de output, d.w.z. het resultaat, het product of de informatie die het proces oplevert.

Voorbeeld: Gebruik van het Turtle-diagram voor "service en onderhoud"

Bij het analyseren van een proces met behulp van het Turtle Diagram moet eerst het te analyseren proces en het doel ervan worden gedefinieerd, en vervolgens moeten alle relevante hulpmiddelen worden opgesomd. Dit omvat de proceseigenaren, de vereiste input, en alle apparatuur of niet-materiële middelen die nodig zijn voor het proces, zoals werknemers en hun bekwaamheden. U moet ook indicatoren noteren die worden gebruikt om het proces te evalueren, informatie over regelgeving en normen, samen met eventuele risico's die een succesvolle output in gevaar kunnen brengen - en kansen die inherent zijn aan het proces. Praktisch gezien is het handig om het Turtle Diagram in een 3x3 tabel uit te stippelen. Voor het voorbeeld van "service en onderhoud" zou u de tabel als volgt kunnen invullen met opsommingstekens:

Hulpmiddelen

Tools, IT
Met wat?

Hulpmiddelen

Technologie- en onderhoudsmanagers

Deelnemers

Medewerkers van de afdelingen Service & Onderhoud, Productie en Inkoop 
Wie? 

Input

Foutmeldingen, meldingen van werknemers
Wat?

Doelstelling

Regelmatige inspecties van machines en installaties; reparaties en preventieve vervanging van machineonderdelen

Output

Veilig en goed functionerend materieel en machines
Wat?

Indicatoren

Uitvaltijd, machinestilstand
Waarvoor?

Risico's/kansen

Veilige processen, minder uitvaltijd en minder ongevallen op de werkplek

Informatie

Onderhoudsplan, gebruiksaanwijzingen, procedure-instructies en werkinstructies
Hoe?

Daarna kunt u deze informatie toevoegen aan het diagram:

Voor- en nadelen van het Turtle-diagram

Benefits

Nadelen

  • Vereenvoudigde weergave van een proces binnen een bedrijf

  • Biedt een hoge mate van transparantie in procesparameters

  • Toont duidelijk onderlinge afhankelijkheden en interfaces

  • Medewerkers verwerven belangrijke inzichten door systematisch subprocessen te onderzoeken

  • Uitermate geschikt voor audits

  • Slechts één proces onderzocht per Turtle Diagram

  • Het analyseren van samenhangende procesketens vereist gewoonlijk veel meer werk

  • Individuele Turtles moeten met elkaar worden verbonden en in relatie tot elkaar worden gebracht

  • Ultra-overzichtelijke visualisatie laat geen ruimte voor gedetailleerde beschrijvingen - die gedifferentieerde procesoptimalisatie in verschillende deelgebieden mogelijk zouden maken

Kwaliteitsmanagement: Turtle Diagrammen in de context van ISO 9001 en ISO/TS 16949

Verbetering van de procesefficiëntie speelt een essentiële rol in het kwaliteitsbeheer van ondernemingen. Waarom? Wel, procesgerichtheid betekent dat processen gericht zijn op het voldoen aan eisen - en kwaliteit is altijd gewaarborgd wanneer de output van een organisatie voldoet aan de door een klant vastgestelde eisen. Het Turtle-diagram belicht de factoren die de output beïnvloeden.

De internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen, ISO 9001, vereist dat organisaties een procesgerichte aanpak hanteren en dus systematisch de processen en hun onderlinge afhankelijkheden definiëren en controleren die nodig zijn om de gewenste output te produceren. In het geval van een kwaliteitsmanagementsysteem dat in overeenstemming is met ISO 9001, levert dit: kwaliteit door te voldoen aan de eisen van de klant.

Clausule 4.4. van de norm, "Kwaliteitsmanagementsysteem en zijn Processen", vereist dat u de management-, kern- en ondersteunende processen en de overeenkomstige procesparameters voor het QMS bepaalt en definieert. Deze parameters omvatten de volgende punten, die u zult herkennen in het Turtle Diagram:

  • Vereiste inputs en verwachte resultaten van processen

  • Process sequences and interdependencies

  • Procesverloop en onderlinge afhankelijkheden

  • Middelen en hun beschikbaarheid

  • Verantwoordelijkheden en autoriteiten

  • Risico's en kansen

Het is van vitaal belang deze procesparameters te bepalen, toe te passen, te beoordelen en te verbeteren. Dit maakt het mogelijk processen te evalueren, veranderingen door te voeren en procesoptimalisaties tot stand te brengen.

Procesoriëntatie speelt een vergelijkbare rol in de ISO/TS 16949 kwaliteitsmanagementnorm, die van toepassing is op de Europese en Noord-Amerikaanse automobielindustrie. Beide normen vereisen dat bedrijven procesoriëntatie implementeren, maar verwijzen niet expliciet naar Turtle Diagrams. In plaats daarvan staat het bedrijven vrij te bepalen hoe zij procesanalyses uitvoeren in overeenstemming met de norm en dit tijdens audits aan te tonen. De Turtle-methode is gewoon een bijzonder geschikt instrument dat in de praktijk ingang heeft gevonden.

Energie, milieu en arbeidsveiligheid: Het Turtle-diagram in de context van andere beheerssystemen

Het Turtle Diagram wordt ook gebruikt in de context van andere managementsystemen. ISO 14001, ISO 50001 en ISO 45001 volgen alle een procesgerichte aanpak met als doel de vereiste processen te definiëren, te plannen en te controleren om de gewenste output te bereiken. Bij een milieubeheersysteem volgens ISO 14001 is de gewenste output een verbetering van de milieuprestaties. In een energiebeheersysteem volgens ISO 5001 is de gewenste output een verbetering van de energie-efficiëntie. En in een beheersysteem voor gezondheid en veiligheid op het werk volgens ISO 45001 is de gewenste output een verbetering van de gezondheid en veiligheid van werknemers op het werk.

De eerste stap is het definiëren van alle significante processen in een bedrijf en deze samen te brengen in een kaart van het proceslandschap. De werking van het milieu-, energie- of arbeidsveiligheidsbeheersysteem wordt geregeld door management- en ondersteunende processen. Het is belangrijk criteria vast te stellen voor alle processen die de milieuprestaties, de energieprestaties of de arbeidsveiligheid beïnvloeden of beïnvloeden. Het Turtle Diagram is bij uitstek geschikt voor deze procesdefinitie en -analyse. De resultaten moeten worden gedocumenteerd in een procedurehandleiding die aan alle werknemers ter beschikking wordt gesteld.

Overzicht

Het Turtle Diagram is een efficiënt instrument voor het in kaart brengen van een proces en het uitvoeren van risico- en procesanalyses. De beknopte, op notities gebaseerde weergave van alle parameters die relevant zijn voor een proces, evenals hun verbanden en onderlinge afhankelijkheden, biedt overzicht en creëert transparantie voor iedereen die bij een proces betrokken is. Hierdoor legt het Turtle Diagram de basis voor een betere samenwerking tussen verschillende afdelingen en kan het procesmanagement, kostenreductie en procesoptimalisatiemaatregelen ondersteunen. Internationale normen vereisen dat bedrijven een procesgerichte aanpak hanteren met betrekking tot kwaliteitsmanagement en andere managementsystemen. Het Turtle Diagram is een praktisch, inzichtelijk hulpmiddel om deze aanpak te implementeren en dient als bron van bewijs tijdens auditprocessen.

X