Business continuity planning (BCP) stappen in tijden van energierisico's

10 Minuten22.06.2023

Bij het opstellen van de ESG-strategie richten veel bedrijven zich op efficiënt gebruik van hulpbronnen en energiebesparing. Toen de energiecrisis toesloeg, waren bedrijven die vroeg in actie kwamen en preventieve maatregelen troffen zeker in het voordeel. Het debat over het type, de kosten en de beschikbaarheid van energiebronnen is immers belangrijker dan ooit, aangezien bedrijven te maken hebben met energietekorten, prijsstijgingen, het risico op stroomuitval en een fundamenteel onvermogen om vooruit te plannen, wat op zijn beurt voor grote onzekerheid zorgt.

Experts beschouwen het risico op energietekorten en overbelasting van het net momenteel als vrij laag.¹ Ondanks de uitgebreide preventieve maatregelen die zijn genomen om de energievoorziening veilig te stellen en te beschermen tegen black-outs, kan het risico op onderbrekingen in de gas- en elektriciteitsvoorziening echter niet volledig worden uitgesloten. Er zijn aanzienlijke bedreigingen voor kritieke infrastructuur, niet in het minst de toenemende frequentie van extreme weersomstandigheden als gevolg van de klimaatverandering en de mogelijkheid van terroristische aanslagen.

Business continuity planning - een inleiding

Deze managementmethode is ontworpen om bedrijven in staat te stellen hun bedrijfsactiviteiten zo snel mogelijk in stand te houden of te herstellen in het geval van een crisis of onvoorziene, verergerende omstandigheden. Het is een holistische methode die strategieën, plannen en maatregelen omvat om zich voor te bereiden op crises, zoals het ontwerpen van alternatieve procedures die kunnen worden geïmplementeerd in het geval dat kritieke bedrijfsprocessen worden onderbroken. Bedrijfscontinuïteitsplanning is een proactieve techniek die dient om bedrijven en hun medewerkers te beschermen tegen risico's, schade en verliezen door dergelijke problemen te minimaliseren.

7 business continuity planning steps to ensure your company is resilient in times of crisis

Het ontwikkelen en succesvol implementeren van een bedrijfscontinuïteitsplan voor je bedrijf en het op het juiste moment informeren van alle relevante belanghebbenden is een uitdagende taak - daarom raden we je aan om de volgende stappen in de bedrijfscontinuïteitsplanning als leidraad te gebruiken. U kunt ook op een van de 7 stappen klikken om naar een meer gedetailleerde beschrijving te gaan:

Stap #1: Rollen en verantwoordelijkheden definiëren

Stap #2: Een analyse van de vereisten uitvoeren

Stap 3: Kritieke systemen en processen identificeren

Stap #4: Een bedrijfsimpactanalyse uitvoeren

Stap #5: Beslissingen nemen over locatiespecifieke maatregelen

Stap #6: Een communicatiestrategie ontwikkelen

Stap #7: Maatregelen implementeren in de toeleveringsketen

Stap #1: Rollen en verantwoordelijkheden definiëren

Als het gaat om bedrijfscontinuïteitsbeheer, is het belangrijk om de rollen en verantwoordelijkheden binnen je bedrijf te verduidelijken. Wie is verantwoordelijk voor de technische aspecten? Wie is verantwoordelijk voor commerciële zaken en de inkoop van energie? En wie zorgt voor de juridische kant van de zaak? U moet ook uw communicatie- en besluitvormingskanalen definiëren en tijdschema's opstellen. Communiceer transparant en gezaghebbend.

Stap #2: Een analyse van vereisten uitvoeren

Er moet een werkgroep worden opgericht om toezicht te houden op de daaropvolgende planning en activiteiten. Dit omvat het definiëren van de specifieke vereisten voor uw bedrijf - wat betekent dat er een analyse van de vereisten moet worden uitgevoerd: Wat zijn de technische en wettelijke vereisten voor uw bedrijf? Wat zijn de energiestromen in uw bedrijf? Van welke energiebronnen bent u afhankelijk? En wat zijn de significante energy usues (SEU's) van uw bedrijf?

Om te bepalen met welke technische aspecten je rekening moet houden, moet u eerst verschillende aspecten onderzoeken. Naast de minimale energievereisten en specifieke systeemkenmerken moet u bijvoorbeeld ook de benodigde aanlooptijden voor noodmaatregelen bepalen, d.w.z. opstart- en uitschakeltijden, evenals de bijbehorende kosten. Wat de wettelijke vereisten betreft, moet je de vereisten voor vergunningen en toestemmingen analyseren, evenals de contracten met klanten en leveranciers (bv. energieleveringsovereenkomsten, aankoopovereenkomsten en leveringsverbintenissen in de toeleveringsketen, enz.) ). Deze analyse van de vereisten legt de basis voor de volgende stap op weg naar een crisisbestendig business continuity plan.

Stap #3: Kritieke systemen en processen identificeren

Deze stap is vooral belangrijk bij het identificeren van je critical infrastructure (CRITIS) ofwel kritieke infrastructuur. Dit is vooral belangrijk voor uw bedrijfsactiviteiten in het geval van een stroomstoring. Het kan zelfs van bijzonder maatschappelijk belang zijn als je bedrijf "systeemrelevante" goederen of essentiële halfproducten produceert. Voordat je je bedrijfscontinuïteitsplan kunt opstellen, moet je eerst een register samenstellen van deze kritieke systemen en processen. Je energiebeheerafdeling moet informatie kunnen verschaffen over belastingsprofielen en welke systemen kunnen worden uitgeschakeld.

Stap #4: Een bedrijfsimpactanalyse uitvoeren

Wanneer je verschillende scenario's voor stroomuitval overweegt - bijvoorbeeld georganiseerde black-outs van verschillende omvang en duur - kan het uitvoeren van een bedrijfsimpactanalyse (BIA) je helpen om de waarschijnlijke (financiële) schade van productieverlies op middellange tot lange termijn te berekenen. Bij het brainstormen voor de impactanalyse moet je rekening houden met de zakelijke impact van systeemuitval en de technische impact op producten, systemen en grondstoffen. Het is echter ook essentieel om rekening te houden met klantgerelateerde aspecten in toeleveringsketens en de contractuele relaties, reputatie en imago van je bedrijf, evenals ecologische en gezondheidsaspecten.

Als onderdeel van je bedrijfsimpactanalyse kun je tolerantiegrenzen definiëren die aangeven hoe lang je bedrijf een onderbreking in zijn activiteiten kan tolereren voordat er significante of existentiële schade optreedt. Deze tolerantiegrenzen kunnen vervolgens worden vertaald in indicatoren die je helpen om beslissingen en preventieve maatregelen voor te bereiden en te rechtvaardigen. Voorbeelden van deze indicatoren zijn de maximaal aanvaardbare periode van verstoring (MTPD), de minimale business continuity objective (MBCO) en de recovery time objective (RTO). Met een bedrijfsimpactanalyse kun je ook potentiële noodmaatregelen identificeren, zoals capaciteitsreserves, magazijnen, redundante toevoersystemen en noodvoedingen.

Stap #5: Beslissingen nemen over locatiespecifieke maatregelen

Met een BIA kun je het budget bepalen dat nodig is om maatregelen te implementeren op een bepaalde locatie om te herstellen van een bedrijfsonderbreking - of om de situatie op een andere manier te beheersen. Dit geldt met name voor urgente, noodmaatregelen die nodig zijn om gevaren te voorkomen, de operationele veiligheid te garanderen in het geval van een beperkte energietoevoer en te zorgen voor belastingsbeheer of verminderde hoeveelheden energie toe te wijzen aan bepaalde systemen. Een voorbeeld van een kritisch systeem in het geval van een langdurige stroomstoring zijn smelttanks, die mogelijk moeten worden gekanteld om te voorkomen dat het gesmolten materiaal afkoelt en stolt.

Stap #6: Een communicatiestrategie ontwikkelen

Het informeren van belanghebbenden is een taak die u niet mag verwaarlozen. Dit betekent dat je in contact moet blijven met  de regionale netbeheerders. Op zijn minst betekent dit dat je gegevens moet opvragen of dat je verzoeken voor speciale beveiliging moet indienen. Je moet altijd de relevante contactgegevens en beschikbaarheidsinformatie bij de hand hebben.

Ontwikkel een gezaghebbende communicatiestrategie om leveranciers en klanten te informeren over de dreigende productieonderbrekingen, en werk samen om te bepalen hoe bestaande aankoopovereenkomsten en leveringsverplichtingen in deze context het best kunnen worden beheerd. Het kan nodig zijn om informatieberichten te sturen - ook wel bekend als beschermende brieven of beschermende verdedigingsverklaringen - of om aangepaste, gedetailleerde overeenkomsten te ontwikkelen met de autoriteiten, energieleveranciers en zakenpartners.

Belangrijke vragen bij het opstellen van een communicatiestrategie:

• Wie moet u informeren over dreigende productieonderbrekingen - en in welk stadium? 
• Hoe gaat u om met garanties die je hebt gegeven?
• Welke contactpersonen in verenigingen en politiek kunnen nuttig zijn in een crisissituatie?
• Hoe kunt u als bedrijf uw systemisch belang zichtbaar maken voor externe partners?

Stap #7: Maatregelen implementeren in de toeleveringsketen

Andere maatregelen in de toeleveringsketen kunnen nodig zijn, zoals het heronderhandelen van bestaande contracten om daarin het recht op te nemen om niet te presteren in geval van overmacht, of de mogelijkheid om bepaalde heffingen of verhoogde energiekosten door te berekenen aan de klant. Uiteindelijk zullen deze maatregelen ook een zekere mate van juridische bescherming bieden, doordat ze je in staat stellen te documenteren dat je duidelijke en redelijke maatregelen hebt genomen om het energietekort aan te pakken en je te verdedigen tegen eventuele schadeclaims.

Hoe u kunt profiteren van deze business continuity planning stappen

Met een business continuity plan kun u met vertrouwen en autoriteit handelen bij onvermijdelijke bedreigingen zoals langdurige stroomuitval. Het stelt u in staat om kritieke systemen en processen te identificeren en om dringende maatregelen te formuleren en te communiceren. Als gevolg daarvan kunt u uw bedrijf beschermen tegen verstoringen van essentiële processen, kritieke toeleveringsketens en belangrijke productiesystemen - waardoor het risico op potentieel kostbare schade, inkomstenverlies en schadeclaims wordt beperkt. Een geïntegreerde softwareoplossing kan u helpen bij het ontwikkelen en implementeren van een bedrijfscontinuïteitsplan, bijvoorbeeld door complexe processen in kaart te brengen, gegevens op een transparante en uitgebreide manier te organiseren en alle relevante belanghebbenden op het juiste moment te informeren.

Bronnen

^{_{1 BNetzA (2023): Bericht zu Stand und Entwicklung der Versorgungssicherheit im Bereich der Versorgung mit Elektrizität. German Federal Network Agency for Electricity, Gas, Telecommunications, Post and Railway. Bonn;  BMWK (2023): Handlungsempfehlungen zur Gewährleistung der Versorgungssicherheit mit Elektrizität –German Federal Government’s recommendations in accordance with Section 63(2) of the Energy Industry Act (EnWG). Berlin;  BNetzA (2023): Lagebericht Gasversorgung.
2 Will M, Brauweiler J (2020) Business Continuity Planning. In: Leal Filho W, Marisa Azul A, Brandli L, et al. (eds) Sustainable Cities and Communities. Springer International Publishing, Cham, pp 33–44.}}