De PDCA cyclus

7 minuten11/08/2023

In de dynamische werkomgeving van vandaag is het cruciaal voor bedrijven en organisaties om hun processen voortdurend te ontwikkelen en te optimaliseren. Een beproefd hulpmiddel dat hiervoor bijzonder geschikt is, is de Plan-Do-Check-Act cyclus, ook bekend als de PDCA cyclus of Deming cyclus. Deze cyclus is ontwikkeld door de bekende statisticus en expert op het gebied van kwaliteitsmanagement Dr. W. Edwards Deming en is een hoeksteen geworden van effectieve managementsystemen en voortdurende verbetering.

Bent u benieuwd naar hoe een geintegreerd management systeem (IMS) u kan ondersteunen bij het relaiseren van organisatorische efficiëntie? Download dan ons uitgebreide gratis whitepaper (engels-talig). 

Het volgende artikel gaat in detail in op de PDCA cyclus en benadrukt het belang ervan voor het verbeteren van efficiëntie, kwaliteit en veiligheid op verschillende werkgebieden. Van planning tot implementatie, beoordeling en aanpassing, we zullen de stappen van deze cyclische aanpak onderzoeken en laten zien hoe bedrijven kunnen profiteren van de toepassing ervan. Navigeer door de directory om vragen en onderwerpen te bekijken:

• Waar komt het idee van de PDCA cyclus vandaan?
• Definitie van de PDCA cyclus
• Volgorde van de PDCA cyclus
• Het belang van de PDCA cyclus voor bedrijven
• De PDCA-cyclus in kwaliteitsmanagement
• PDCA-cyclus als hulpmiddel om medewerkers te motiveren
• De effectiviteit van de PDCA cyclus aan de hand van het voorbeeld van drukfouten
• PDCA cyclus voorbeeld in gezondheid en veiligheid op het werk
• Voordelen van de PDCA cyclus
• Uitdagingen van implementatie
• Conclusie

Waar komt het idee van de PDCA cyclus vandaan?

Het idee van de PDCA-cyclus stamt uit de jaren '30 en werd ontwikkeld door de Amerikaanse natuurkundige Walter Andrew Shewhart. Toen al gebruikte hij het als hulpmiddel om de kwaliteit van de output in bedrijven continu te verbeterendoor het proces van vier fasen herhaaldelijk toe te passen.

Op basis van dit model ontwikkelde de natuurkundige William Edwards Deming de Deming-cirkel, of PDCA cyclus, en gebruikte deze om de Japanse economie na de Tweede Wereldoorlog weer op te bouwen. De twee pioniers van kwaliteitsmanagement publiceerden ook vakliteratuur over de systematische studie van productieprocessen, waardoor de PDCA cyclus toegankelijk werd voor het grote publiek.

Definitie van de PDCA cyclus

De PDCA cyclus staat ook bekend als de Deming Cirkel, het Deming Wiel of de Shewhart Cyclus. De controlecyclus met vier fasen is een essentieel hulpmiddel in het continue verbeteringsproces (CIP) en ondersteunt de optimalisatie van producten en diensten en de analyse van de onderliggende oorzaken. Het bestaat uit de fasen Plan, Do, Check en Act.

Sequence of the PDCA cycle

De PDCA-cyclus is een continu, repeterend proces van doelen plannen, acties uitvoeren en resultaten analyseren. Het wordt gebruikt om nieuwe routines in het bedrijf in te stellen om te voorkomen dat het probleem zich herhaalt of om het potentieel voor verbetering te benutten.

Het belang van de PDCA cyclus voor bedrijven

In de wereld van managementsysteemstandaarden spelen de zogenaamde Harmonized Structures (HS) sinds 2012 een bijzondere rol. Voorheen bekend als de High-Level Structure (HLS), vertegenwoordigen ze de basiseisen die van toepassing zijn op alle managementsystemen en bevatten ze belangrijke conceptuele definities. De HS vormen de solide basis waarop alle ISO gestandaardiseerde managementsystemen zijn gebouwd die sinds 2012 zijn ontwikkeld of herzien.

Een centraal aspect van de HS is de integratie van de PDCA cyclus in de hoofdstukken 4-10, die essentieel is voor de soepele werking en succesvolle integratie van managementsystemen. Het stelt bedrijven in staat om hun processen te plannen (Plan), effectief uit te voeren (Do), de resultaten te controleren (Check) en waar nodig bij te sturen (Act). Deze uniforme structuur op basis van de PDCA cyclus stelt bedrijven in staat om verschillende managementsystemen zoals kwaliteitsmanagement (ISO 9001), milieumanagement (ISO 14001), gezondheid en veiligheid op het werk (ISO 45001) en andere naadloos te combineren tot een geïntegreerd managementsysteem. Dit leidt tot een effectiever gebruik van middelen en een betere samenwerking tussen alle afdelingen.

De PDCA cyclus in kwaliteitsmanagement

De internationale norm voor het implementeren van een operationeel kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) is ISO 9001, die in 2015 werd herzien naar de geharmoniseerde structuur (HS). Het grote voordeel van deze standaardisatie is dat organisaties zich slechts één keer vertrouwd hoeven te maken met de basisstructuur en vereisten van een managementsysteem en zich daarna kunnen richten op het specifieke ontwerp van het systeem. Dit vereenvoudigt de implementatie en integratie van nieuwe systemen.

Hoofdstukken 4-10 beschrijven de vereisten voor het QMS om een continu verbeteringsproces te implementeren op basis van de PDCA cyclus:

Plan:

De Plan-fase legt de basis van het QMS en plant de processen. Deze fase omvat de hoofdstukken 4-6 van ISO 9001 en vereist het definiëren van het raamwerk voor het QMS (hoofdstuk 4), het verduidelijken van de verantwoordelijkheden van het topmanagement (hoofdstuk 5) en het plannen van de richting van het QMS (hoofdstuk 6).

Do:

De fase Do omvat de hoofdstukken 7 en 8 van ISO 9001, waarin eisen worden gedefinieerd voor de organisatiebrede implementatie van het QMS (hoofdstuk 7) en voor de kwaliteitsconforme uitvoering van de geplande processen tijdens de volledige levenscyclus van het product (hoofdstuk 8).

Check 

De Check-fase beslaat hoofdstuk 9 en definieert de eisen voor het controleren van de effectiviteit van het QMS, van operationele bewaking, meting, analyse en evaluatie van proces- en productkwaliteit tot systematische auditing en managementevaluatie van het QMS.

Act:

De Act-fase wordt beschreven in hoofdstuk 10. Het richt zich op het belang van voortdurende verbetering van het kwaliteitsbeheersysteem om ervoor te zorgen dat voortdurend aan de eisen van de klant wordt voldaan en om de klanttevredenheid te verhogen.

PDCA cyclus als hulpmiddel om medewerkers te motiveren

De PDCA cyclus stelt medewerkers in staat om zelfstandig problemen te identificeren en op te lossen. Alleen door een cultuur van voortdurende verbetering van interne bedrijfsprocessen te creëren, kunnen kwaliteit en prestaties op lange termijn worden geoptimaliseerd. Dit vereist de juiste houding van elke medewerker. Gebruiksvriendelijke hulpmiddelen zoals de PDCA cyclus vergroten de persoonlijke verantwoordelijkheid en motivatie.

De PDCA-cyclus moet meerdere keren worden herhaald om verbeteringen op lange termijn te bereiken. Alle medewerkers kunnen de toegevoegde waarde voor het bedrijf vergroten door middel van het Continu Verbeterproces (CIP). Deze methode is een effectieve manier om de samenwerking tussen afdelingen en de tevredenheid van medewerkers te verbeteren.

De effectiviteit van de PDCA cyclus aan de hand van het voorbeeld van drukfouten

Een bedrijf dat zijn producten verkoopt via een catalogus merkt dat er steeds meer drukfouten worden gemaakt: verkeerde kleurcodes voor de veiligheidsborden, verkeerde teksten, alleen de afbeeldingsbestanden zijn correct ingesteld. De PDCA cyclus begint.

Plan:

Iedereen die betrokken is bij de catalogus wordt geïdentificeerd. Er wordt ook genoteerd wanneer de fouten zijn opgetreden en op welke pagina's. Een foutloze testrun van een catalogusafdruk wordt als doel gedefinieerd en er worden maatregelen besproken om dit te bereiken. Dit omvat ook een analyse van de hoofdoorzaak.

Do:

Het testprinten begint en het proces wordt geanalyseerd. De drukkerij en de productafdeling, bestaande uit productplanning, tekst en grafische vormgeving, worden opgevolgd. Het resultaat: De foutieve pagina's worden gezet door een nieuw ingehuurde grafisch ontwerper. In een gesprek met hem wordt ontdekt dat hij weliswaar goed Nederlands spreekt, maar moeilijk kan lezen - kleurcodes werden bijvoorbeeld niet correct overgebracht en als beeld en tekst niet overeenkwamen, werd dat niet opgemerkt. Hij wordt getraind in het lezen en schrijven van spreektaal en technische taal. Hij wordt ook aangemoedigd om de andere grafisch ontwerpers om hulp te vragen.

Check:

De testafdruk werd gemaakt en het foutenpercentage werd teruggebracht tot 3%. Uit de analyse bleek dat een eenmalige korte training niet voldoende is, maar voor het operationele werk zijn pocket cards of borden met handelingen en technische woordenschat nuttig, die de grafisch ontwerper tijdens het hele proces kan raadplegen en zichzelf taalkundig kan geruststellen.

Act:

Er werd als norm vastgelegd dat grafisch ontwerpers met onvoldoende kennis van het Duits een opleiding krijgen in spreektaal en technische taal voordat ze aan de slag gaan, wat ook een vast aantal stages inhoudt. Daarnaast werden er meertalige informatieborden opgehangen bij de werkplekken voor grafisch ontwerp. Er werd ook besloten dat elke catalogus voor het drukken zou worden gecontroleerd door de afdelingsleiding.

Aandachtig gedrag van de hele afdeling en voortdurende planning, implementatie, beoordeling en actie kunnen drukfouten op de lange termijn elimineren.

Voorbeeld PDCA cyclus op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk

Het continue verbeteringsproces (Continuous Improvement Process, CIP) is ook een belangrijk onderwerp op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk, omdat het gaat om de systematische vermindering van gevaren op de werkplek om de veiligheid en gezondheid op het werk op de lange termijn te garanderen en te verbeteren. Een klassieke toepassing van de PDCA filosofie in het beheer van veiligheid en gezondheid op het werk is risicobeoordeling.

Daarnaast kan de PDCA-cyclus in het beheer van veiligheid en gezondheid op het werk worden gestart voor geïdentificeerde problemen (bijv. onvoldoende gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen, onvoldoende netheid en orde op de werkplek of in het bedrijf) of kansen voor verbetering (optimalisatie van het bedrijfsintegratiebeheer of gezondheidsbeheeraanbod).

Voordelen van de PCDA cyclus

De PDCA cyclus wordt gekenmerkt door zijn eenvoudige toepassing en flexibiliteit. Ook moet worden benadrukt dat de PDCA cyclus weinig begeleiding nodig heeft vanwege de eenvoudige structuur. Bedrijven profiteren van het feit dat het circulaire concept continue verbetering mogelijk maakt en dat de PDCA cyclus gebruikt kan worden als basis voor zowel controle als analyse.

Uitdagingen bij de implementatie

De PDCA cyclus is een managementaanpak die iteratief fouten identificeert en elimineert. De stappen zijn niet in steen gebeiteld, dus elk bedrijf moet ze definiëren voor zijn eigen use case om misverstanden te voorkomen. Het is belangrijk op te merken dat de PDCA cyclus niet gericht is op een snelle oplossing voor een probleem, maar op een langdurige en gefundeerde optimalisatie.

Conclusie

De PDCA cyclus kan worden gebruikt om probleemgebieden en kansen voor verbetering gericht en overzichtelijk aan te pakken. Hierbij wordt over de afdelingen heen gewerkt om de zwakte effectief te identificeren en alle betrokkenen te helpen deze te verbeteren. Daarbij worden werkprocessen verbeterd door eenvoudige en flexibele aanpassingen. Het PDCA concept is niet alleen van toepassing op individuele processen, maar ook op het hele managementsysteem.