EHS software: State-of-the-art technologie voor het bevorderen van veiligheid en efficiency

Wat is EHS-software en wat doet het?

Een EHS-softwareoplossing is een uitgebreid hulpmiddel waarmee gebruikers relevante gegevens op één plaats kunnen verzamelen, documenteren, opslaan en visualiseren. De software kan worden gebruikt om alle gerelateerde processen en activiteiten te beheren - van het uitvoeren van audits en het registreren van milieu- en ongevallengegevens tot het toetsen of aan de wettelijke eisen is voldaan. Een softwarepakket dat is afgestemd op de behoeften en eisen van activiteiten op het gebied van Environment, Health and Safety biedt EHS-specialisten effectieve ondersteuning en controleert of aan de nalevingsnormen wordt voldaan. 

Bedrijven kunnen EHS-software inzetten ter ondersteuning van een breed scala aan activiteiten op verschillende gebieden van Environment, Health and Safety: 

Voordelen van het gebruik van EHS-software

Een EHS-softwareoplossing verzamelt en analyseert alle belangrijke gezondheids- en veiligheidsgegevens op één centrale plaats. Daardoor hebben gebruikers altijd toegang tot gestructureerde, actuele informatie. Dit maakt processen en taken transparanter - en zorgt ervoor dat het desbetreffende team altijd efficiënt wordt geïnformeerd. Dankzij gepersonaliseerde overzichten weet elke medewerker welke informatie belangrijk is voor zijn huidige taak, of het nu gaat om bedrijfsleiders of domeinspecialisten. 

Een EHS-softwareoplossing is bijzonder nuttig bij de implementatie van ISO-normen zoals ISO 14001 en ISO 45001. Naast het optimaliseren en standaardiseren van processen, kan EHS-software u ook helpen om de status quo in uw bedrijf te onderzoeken en potentiële verbeteringen aan te geven. In de meeste gevallen stelt EHS-software gebruikers namelijk in staat om belangrijke KPI's voor arbeidsveiligheid en milieubeheer af te leiden en te beheren. 

Een voorbeeld: Risk assessment

De logica achter de invoering van EHS-software en de voordelen die dergelijke oplossingen bieden, worden vooral duidelijk als we kijken naar risicobeoordelingen. Door een duidelijke, intuïtieve interface te bieden, leidt de software managers door het proces van een risicobeoordeling - het identificeren van bestaande risico's, het uitvoeren van de beoordeling en vervolgens het afleiden van passende voorzorgsmaatregelen. Vervolgens kunnen ze, als ze dat willen, de afgeronde beoordeling omzetten in een gestandaardiseerd printformaat - zonder risico op informatieverlies, zonder van systeem te moeten veranderen en zonder workarounds. Zodra de gegevens zijn opgeslagen, zijn ze bij de meeste EHS-softwareoplossingen snel en gemakkelijk toegankelijk op verschillende eindapparaten, zoals desktopcomputers, tablets of smartphones. Naast de risicobeoordeling zelf, ondersteunt EHS-software echter ook alle andere direct en indirect gerelateerde processen, zoals: het uitvoeren van de beoordeling en vervolgens het afleiden van passende voorzorgsmaatregelen. Vervolgens kunnen ze, indien gewenst, de afgeronde beoordeling omzetten in een gestandaardiseerd printformaat - zonder risico op informatieverlies, zonder van systeem te hoeven veranderen en zonder workarounds te hoeven gebruiken. Zodra de gegevens zijn opgeslagen, zijn ze bij de meeste EHS-softwareoplossingen snel en gemakkelijk toegankelijk op verschillende eindapparaten, zoals desktopcomputers, tablets of smartphones. Naast de risicobeoordeling zelf, ondersteunt EHS software echter ook alle andere direct en indirect gerelateerde processen, zoals: 

• Het geven van trainingen en instructies

• Organiseren van operationele procedures 

• Uitvoeren van interne audits

• Beheer van gevaarlijke chemicaliën

• Beheer van veiligheidsvergunningen

Betrouwbare EHS-softwareoplossingen kunnen complexe zaken uitsplitsen, duidelijk presenteren en laten zien wie betrokken moet worden bij specifieke processen en beslissingen. 

HSE of HSEQ?

Sommige HSE-softwarepakketten zijn voorzien van de extra letter Q. Of de afkorting uit drie of vier letters bestaat, hangt af van de mate waarin het betrekking heeft op kwaliteitsbeheerprocessen. Hoewel niet alle softwareleveranciers de benaming HSEQ gebruiken, bestrijken veel softwarepakketten toch belangrijke elementen van QM-activiteiten, zoals die welke relevant zijn voor ISO 9001-certificering:

• Gebruikers kunnen processen en verantwoordelijkheden in realtime documenteren, herzien en beheren en koppelingen binnen documentatie maken.  

• Door verantwoordelijkheden toe te wijzen en schema's op te stellen voor maatregelen, opleidingsprogramma's en audits biedt de software ook extra transparantie.

• De software maakt het mogelijk te bepalen welke informatie in een kwaliteitsmanagementsysteem voor verschillende gebruikers toegankelijk is, zodat individuele gebruikers alleen gegevens kunnen bekijken die relevant zijn voor hun eigen werk. Dit verbetert het inzicht van de werknemers in het kwaliteitsbeheersysteem, maakt het gemakkelijker om relevante voorschriften te vinden en voorkomt een overload aan informatie.

Wat is de juiste EHS-software voor uw bedrijf?

De internationale markt voor EHS-software is in toenemende mate geprofessionaliseerd. Er zijn nu talloze aanbieders op de Noord-Amerikaanse en Europese markt, die producten aanbieden die verschillen qua functies en aandachtsgebieden. Sommige oplossingen richten zich op afzonderlijke gebieden, zoals milieubeheer of gezondheid en veiligheid. Andere pakketten daarentegen volgen een integrerende aanpak en bestrijken het hele EHS-spectrum. Veel functies helpen EHS-specialisten bij het documenteren, evalueren en controleren van bedrijfsprocessen. Sommige softwarefabrikanten hebben gekozen voor een modulaire aanpak en stellen gebruikers in staat individuele softwaremodules met verschillende accenten te combineren die in elkaar passen als kinderbouwstenen. Zo kunnen gebruikers een oplossing creëren die precies is afgestemd op hun individuele behoeften.

Summary

De centrale rol van EHS-software wordt bevestigd in ons Trendrapport Veiligheidsbeheer, dat inzichten en perspectieven bevat van vooraanstaande specialisten op het gebied van Environment, Health en Safety.

"De vraag naar één centraal platform dat verschillende EHS-systemen combineert en controleerbaar maakt, zal een rol spelen. Snelle toegang tot alle belangrijke informatie, gegevens en feiten kan verbeteringen in werkprocessen vergemakkelijken."

Met de juiste software kunt u procedures vereenvoudigen, bureaucratische belemmeringen wegnemen en medewerkers integreren. Hierdoor kunt u de gezondheid en veiligheid op het werk blijvend verbeteren, de efficiëntie verhogen en ervoor zorgen dat u aan alle eisen en voorschriften voldoet. Of u nu alleen kiest voor afzonderlijke modules - bijvoorbeeld voor het beheer van gevaarlijke chemische stoffen of ter ondersteuning van de naleving van de wettelijke voorschriften - of een geïntegreerde oplossing implementeert die alle EHS-activiteiten omvat, EHS-software is een effectieve langetermijninvestering om uw Environment, Health and Safety Management te verbeteren.